Hệ thống mua sắm là gì?

Một hệ thống mua sắm thường là một hệ thống máy tính được thiết kế để quản lý quy trình mua sắm.Mua sắm là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả hoạt động mua hàng cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức.Có hai loại hệ thống mua sắm chính: mua sắm điện tử và mua sắm tiêu chuẩn.Cả hai loại hệ thống đều có sẵn rộng rãi và thường được bao gồm trong Lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) hoặc sản phẩm phần mềm kế toán. Mặc dù chức năng được cung cấp theo phần mềm, một công cụ mua sắm điển hình bao gồm yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, biên lai hàng hóa và hóa đơnxử lý.Ngoài các yêu cầu cốt lõi này, hầu hết các hệ thống bao gồm một loạt các công cụ báo cáo.Các quy trình phê duyệt, kiểm soát và các công cụ quản lý quỹ thường là tiêu chuẩn trong các sản phẩm lớn hơn.Khái niệm chính về mua sắm là lập kế hoạch, lập kế hoạch và mua theo nhóm tiên tiến sẽ dẫn đến tiết kiệm chi phí, hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn và do đó tăng lợi nhuận.Một hệ thống mua sắm được sử dụng để quản lý quy trình này, cung cấp thời gian quay vòng cho hóa đơn, theo dõi tổng chi tiêu theo loại hàng hóa, cũng như các cam kết tài chính và quản lý dòng tiền.Việc thực hiện hoàn toàn một hệ thống mua sắm thường dẫn đến những thay đổi đáng kể đối với quy trình kinh doanh hiện tại, vì hệ thống sẽ yêu cầu một số điều khiển và quy trình nội bộ nhất định được áp dụng.Một hệ thống mua sắm điện tử còn được gọi là mua sắm điện tử.Thuật ngữ này được sử dụng để mô tả phần mềm cho phép người mua truy cập các danh mục nhà cung cấp qua Internet, cũng như chấp nhận hóa đơn điện tử.Người mua chọn tài liệu của họ, cho biết các tài khoản sẽ được tính cho việc mua và tạo đơn đặt hàng trong hệ thống kế toán.Tất cả các hoạt động liên quan đến mua sắm được hoàn thành trong hệ thống điện tử, giảm giấy tờ và tăng hiệu quả. Xử lý hóa đơn điện tử cho phép các công ty được chọn tiếp tục hợp lý hóa việc xem xét và phê duyệt hóa đơn.Dữ liệu sau đó được định tuyến thông qua một loạt các phê duyệt trực tuyến trước khi được xử lý để thanh toán trong hệ thống kế toán.Loại hệ thống mua sắm này rất phổ biến trong các công ty lớn, nơi có hợp đồng mua sắm để quản lý hoạt động chi tiêu.Đối với các công ty này, việc giảm thời gian nhân viên để xử lý hóa đơn mang lại lợi tức đầu tư tuyệt vời. Một hệ thống mua sắm tiêu chuẩn được tích hợp hoàn toàn với gói phần mềm kế toán được sử dụng bởi tổ chức.Tất cả các hoạt động mua hàng được theo dõi và quản lý thông qua mô -đun này, cho phép công ty kiểm soát chi tiêu và theo dõi các cơ hội để tiết kiệm lớn hơn.Các báo cáo, phân tích và kiểm soát nội bộ đều được tích hợp trong loại phần mềm này và được thiết kế xung quanh các thực tiễn tốt nhất.Việc thực hiện một hệ thống mua sắm là một trong những cách dễ nhất để cải thiện hiệu quả hoạt động.