Mi az a beszerzési rendszer?

A beszerzési rendszer általában számítógépes rendszer, amelynek célja a beszerzési folyamat kezelése.A beszerzés egy olyan kifejezés, amelyet üzleti vagy szervezeti vásárlási tevékenység leírására használnak.A beszerzési rendszerek két elsődleges típusa létezik: elektronikus beszerzés és szokásos beszerzés.Mindkét típusú rendszer széles körben elérhető, és gyakran szerepel a vállalati erőforrás -tervezésben (ERP) vagy a számviteli szoftver termékben.feldolgozás.Ezen alapvető követelmények mellett a legtöbb rendszer számos jelentési eszközt tartalmaz.A beépített jóváhagyási folyamatok, a kezelőszervek és az alapkezelő eszközök általában a nagyobb termékekben szabványosak.

A beszerzés elsődleges fogalma az, hogy a fejlett tervezés, az ütemezés és a csoportvásárlás költségmegtakarítást, hatékonyabb üzleti tevékenységet eredményez, és ezért megnöveli a jövedelmezőséget.A beszerzési rendszert használják ennek a folyamatnak a kezelésére, biztosítva a számlák átfutási idejét, a teljes kiadások árucikkek általi nyomon követését, valamint a pénzügyi kötelezettségvállalásokat és a cash flow -kezelést.A beszerzési rendszer teljes megvalósítása általában a meglévő üzleti folyamat jelentős változásait eredményezi, mivel a rendszernek bizonyos belső ellenőrzésekre és eljárásokra van szükség.

Az elektronikus beszerzési rendszert e-közbeszerzésnek is nevezik.Ez a kifejezés olyan szoftver leírására szolgál, amely lehetővé teszi a vásárlók számára, hogy az interneten keresztül hozzáférjenek a beszállítói katalógusokhoz, valamint az elektronikus számlák elfogadását.A vásárlók kiválasztják az anyagukat, jelzik a vásárlásért felszámított számlákat, és hozzanak létre egy megrendelést a számviteli rendszerben.Az összes beszerzéssel kapcsolatos tevékenységet az elektronikus rendszerben fejezik be, csökkentve a papírmunkát és növeli a hatékonyságot.Az adatokat ezután online jóváhagyások sorozatán keresztül továbbítják, mielőtt a számviteli rendszerben történő fizetés céljából feldolgoznák.Az ilyen típusú beszerzési rendszer nagyon népszerű a nagyvállalatokban, ahol a beszerzési szerződések érvényben vannak a kiadási tevékenységek kezelésére.Ezeknek a cégeknek a számlafeldolgozásának a személyzet idejének csökkentése kiváló befektetési megtérülést biztosít.

A szokásos beszerzési rendszer teljes mértékben integrálódik a szervezet által használt számviteli szoftvercsomaghoz.Az összes vásárlási tevékenységet nyomon követik és kezelik ezen a modulon keresztül, lehetővé téve a cég számára, hogy ellenőrizze a kiadások és a nagyobb megtakarítások lehetőségeit.A jelentések, az elemzés és a belső ellenőrzések mind be vannak építve az ilyen típusú szoftverekbe, és a bevált gyakorlatok körül tervezték.A beszerzési rendszer megvalósítása az egyik legegyszerűbb módja a működési hatékonyság javításának.