Apa itu sistem pengadaan?
Sistem pengadaan biasanya merupakan sistem terkomputerisasi yang dirancang untuk mengelola proses pengadaan.Pengadaan adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan aktivitas pembelian untuk bisnis atau organisasi.Ada dua jenis utama sistem pengadaan: pengadaan elektronik dan pengadaan standar.Kedua jenis sistem tersedia secara luas dan sering dimasukkan dalam Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) atau Produk Perangkat Lunak Akuntansi.
Meskipun fungsionalitas yang diberikan bervariasi berdasarkan perangkat lunak, alat pengadaan yang khas mencakup permintaan pembelian, pesanan pembelian, tanda terima barang, dan fakturpengolahan.Sebagai tambahan untuk persyaratan inti ini, sebagian besar sistem termasuk berbagai alat pelaporan.Proses persetujuan bawaan, kontrol, dan alat manajemen dana biasanya standar dalam produk yang lebih besar.
Konsep utama pengadaan adalah bahwa perencanaan lanjutan, penjadwalan, dan pembelian kelompok akan menghasilkan penghematan biaya, operasi bisnis yang lebih efisien, dan karenanya meningkatkan profitabilitas.Sistem pengadaan digunakan untuk mengelola proses ini, memberikan waktu penyelesaian untuk faktur, pelacakan total pengeluaran berdasarkan jenis komoditas, serta komitmen keuangan dan manajemen arus kas.Implementasi lengkap dari sistem pengadaan biasanya menghasilkan perubahan signifikan pada proses bisnis yang ada, karena sistem akan membutuhkan kontrol dan prosedur internal tertentu untuk ada.
Sistem pengadaan elektronik juga dikenal sebagai e-procurement.Istilah ini digunakan untuk menggambarkan perangkat lunak yang memungkinkan pembeli mengakses katalog pemasok melalui internet, serta menerima faktur elektronik.Pembeli memilih materi mereka, menunjukkan akun yang akan dibebankan untuk pembelian, dan membuat pesanan pembelian di sistem akuntansi.Semua aktivitas terkait pengadaan diselesaikan dalam sistem elektronik, mengurangi dokumen dan meningkatkan efisiensi.
Pemrosesan faktur elektronik memungkinkan perusahaan yang dipilih untuk merampingkan peninjauan dan persetujuan faktur lebih lanjut.Data kemudian dialihkan melalui serangkaian persetujuan online sebelum diproses untuk pembayaran dalam sistem akuntansi.Jenis sistem pengadaan ini sangat populer di perusahaan besar, di mana kontrak pengadaan tersedia untuk mengelola aktivitas pengeluaran.Untuk perusahaan -perusahaan ini, pengurangan waktu staf untuk pemrosesan faktur memberikan pengembalian investasi yang sangat baik.
Sistem pengadaan standar sepenuhnya terintegrasi dengan paket perangkat lunak akuntansi yang digunakan oleh organisasi.Semua aktivitas pembelian dilacak dan dikelola melalui modul ini, memungkinkan perusahaan untuk mengendalikan pengeluaran dan melacak peluang untuk penghematan yang lebih besar.Laporan, analisis, dan kontrol internal semuanya dibangun ke dalam jenis perangkat lunak ini dan dirancang di sekitar praktik terbaik.Implementasi sistem pengadaan adalah salah satu cara termudah untuk meningkatkan efisiensi operasional.