Τι είναι το αίτημα για πρόταση (RFP);

Συνήθως αναφέρεται ως RFP, το αίτημα για πρόταση είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται από πολλούς οργανισμούς για να λάβει προσφορές υπηρεσιών ή αγαθών από πιθανούς προμηθευτές.Η ακριβής δομή για ένα RFP θα ποικίλει από μια κατάσταση στην άλλη.Αυτό σημαίνει ότι ο τύπος για το πώς να γράψει ένα αίτημα για πρόταση θα εξαρτηθεί πολύ από την κουλτούρα της οντότητας που εκδίδει το αίτημα και τι ελπίζουν να μάθουν από τις απαντήσεις.Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα στοιχείων που βρίσκονται σε πολλά αιτήματα για πρόταση ανεξάρτητα από τη βιομηχανία ή τον οργανισμό που εμπλέκεται.

Όπως και με πολλές προσπάθειες γραφής των επιχειρήσεων, η κατάλληλη αίτηση για πρόταση θα ξεκινήσει αναφέροντας το σκοπό για το έγγραφο.Αυτό συνήθως μπορεί να συνοψιστεί σε μερικές προτάσεις και επιτρέπει στους υποψηφίους ή τα μέρη να προσκληθούν να υποβάλουν μια επίσημη πρόταση να γνωρίζουν ακριβώς τι αναζητούν η οντότητα εκδοχής με τον τρόπο υπηρεσιών ή αγαθών.Ακόμη και οι πιο περιστασιακές μορφές για ένα RFP θα περιλαμβάνουν πληροφορίες για αυτό το φύλο.

μαζί με τη αναφορά του σκοπού ή του λόγου για το RFP, δεν είναι ασυνήθιστο για ορισμένες γενικές πληροφορίες σχετικά με την οντότητα που πρέπει να συμπεριληφθεί.Οι πληροφορίες συνήθως παρέχουν περιορισμένες λεπτομέρειες σχετικά με το μέγεθος της εταιρείας, τον αριθμό των τοποθεσιών που διατηρούνται σήμερα και τα άμεσα σχέδια για επέκταση που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις απαντήσεις των αιτούντων.Συνήθως, οι λεπτομέρειες δεν προορίζονται να είναι περιεκτικές.Ωστόσο, είναι συνήθως αρκετό να επιτρέψει στους αιτούντες να διεξάγουν έρευνες από μόνοι τους για να επεκτείνουν την κατανόησή τους για τις ανάγκες του μέρους που εκδίδουν το αίτημα πρότασης.

Στη δομή, ένα αίτημα για πρόταση μπορεί να είναι πολύ ευρεία ή εξαιρετικά λεπτομερής.Ορισμένα αιτήματα δεν είναι περισσότερο από μία σελίδα και περιλαμβάνουν μόνο γενικές οδηγίες για υποβολή, όπως μερικές συγκεκριμένες περιοχές για την αντιμετώπιση, τον τρόπο υποβολής της τελικής πρότασης και την ημερομηνία λήξης όλων των προτάσεων.Άλλα RFP παρέχουν συγκεκριμένα τμήματα και μορφή που πρέπει να ακολουθηθεί χωρίς αποτυχία.

Υπάρχουν πλεονεκτήματα και για τις δύο αυτές προσεγγίσεις για τη μορφοποίηση της αίτησης για πρόταση.Η ευρεία μορφή διασφαλίζει ότι οι απαραίτητες πληροφορίες θα περιέχονται στο σώμα της αντίδρασης, αλλά επιτρέπει στην οντότητα να πάρει μια ιδέα για το πώς ο κάθε αιτών παρουσιάζεται όταν επιτρέπεται μεγάλη περιγραφή στην απάντηση.Αντίθετα, μια πολύ δομημένη μορφή λέει στον αιτούντα ακριβώς πώς να οργανώσει δεδομένα με τρόπο που είναι βέβαιο ότι θα έχει νόημα για την εκδοχή οντότητας.Ταυτόχρονα, η ολοκληρωμένη δομή καθιστά δυνατή τη συγκριτική κυριολεκτικά τις απαντήσεις από αρκετούς ερωτηθέντες δίπλα -δίπλα, κατεβαίνουν τον κατάλογο των ενότητας ένα προς ένα.

Ανάλογα με τον τύπο υπηρεσιών ή αγαθών, η αίτηση για πρόταση μπορεί να περιέχει παράδειγμα σενάρια που απεικονίζουν τι χρειάζεται ο δημιουργός του αιτήματος από έναν προμηθευτή τόσο σε συνήθεις όσο και σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.Για παράδειγμα, εάν το RFP αφορά τις υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης, ο δημιουργός μπορεί να επιθυμεί να μάθει εάν ο πωλητής μπορεί να εγγυηθεί τη διαθεσιμότητα ενός συγκεκριμένου αριθμού θυρών ή γραμμών ακόμη και κατά τη διάρκεια επιχειρηματικών περιόδων αιχμής.Ο πωλητής μπορεί επίσης να αντιμετωπίσει συγκεκριμένα ζητήματα όπως η εφαρμογή ενός δικτύου υποστήριξης για χρήση σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης της εταιρείας ή εάν ο πωλητής μπορεί να χειριστεί τον προγραμματισμό και την εκτέλεση κλήσεων συνεδρίων χωρίς ελάχιστη προειδοποίηση.

Οι επιχειρήσεις ή άλλοι οργανισμοί που πρέπει να εκδώσουν ένα RFP αλλά δεν είναι σίγουροι πώς να δομήσουν το έγγραφο προς το καλύτερο πλεονέκτημα μπορεί συχνά να ξεκινήσει τη διαδικασία χρησιμοποιώντας ένα από τα πολλά δωρεάν αιτήματα για προτάσεις προτύπων που βρέθηκαν στο διαδίκτυο.Αυτά τα πρότυπα μπορούν να τροποποιηθούν ανάλογα με τις ανάγκες.Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα πρότυπα θα έρθουν με τουλάχιστον ένα αίτημα για παράδειγμα πρότασης, το οποίο θα χρησιμεύσει ως οδηγός για το άτομο ή την ομάδα που επιβάλλεται στην ευθύνη της προετοιμασίας του RFP.