Apa permintaan proposal (RFP)?

Biasanya disebut sebagai RFP, permintaan proposal adalah dokumen yang digunakan oleh banyak organisasi untuk menerima penawaran layanan atau barang dari vendor potensial.Struktur yang tepat untuk RFP akan bervariasi dari satu situasi ke situasi lain.Ini berarti bahwa formula untuk bagaimana menulis permintaan proposal akan sangat tergantung pada budaya entitas yang mengeluarkan permintaan dan apa yang mereka harapkan untuk dipelajari dari tanggapan.Berikut adalah beberapa contoh elemen yang ditemukan dalam banyak permintaan proposal terlepas dari industri atau organisasi yang terlibat.

Seperti halnya banyak upaya penulisan bisnis, permintaan yang tepat untuk proposal akan dimulai dengan menyatakan tujuan untuk dokumen tersebut.Ini biasanya dapat disimpulkan dalam beberapa kalimat dan memungkinkan pelamar atau pihak yang diundang untuk mengajukan proposal formal untuk mengetahui persis apa yang dicari oleh entitas penerbitan di jalan layanan atau barang.Bahkan format paling kasual untuk RFP akan mencakup informasi seperti ini.

Seiring dengan menyatakan tujuan atau alasan untuk RFP, bukan hal yang aneh untuk beberapa informasi umum tentang entitas yang akan dimasukkan.Informasi biasanya memberikan rincian terbatas tentang ukuran perusahaan, jumlah lokasi yang saat ini dipelihara dan setiap rencana segera untuk ekspansi yang dapat memengaruhi tanggapan pelamar.Biasanya, detailnya tidak dimaksudkan untuk menjadi komprehensif.Namun, biasanya cukup untuk memungkinkan pelamar melakukan penelitian sendiri untuk memperluas pemahaman mereka tentang kebutuhan pihak yang mengeluarkan permintaan proposal.

Dalam struktur, permintaan proposal bisa sangat luas atau sangat rinci.Beberapa permintaan tidak lebih dari satu halaman dan hanya menyertakan pedoman umum untuk disampaikan, seperti beberapa bidang khusus untuk ditangani, cara mengirimkan proposal yang sudah jadi, dan tanggal semua proposal yang jatuh tempo.RFP lain memberikan bagian tertentu dan format yang harus diikuti tanpa gagal.

Ada keuntungan dari kedua pendekatan ini untuk memformat permintaan proposal.Format luas memastikan bahwa informasi yang diperlukan akan terkandung dalam tubuh respons, tetapi memungkinkan entitas untuk mendapatkan gambaran tentang bagaimana setiap pelamar menampilkan diri ketika diizinkan banyak kelonggaran dalam respons.Sebaliknya, format yang sangat terstruktur memberi tahu pemohon persis bagaimana mengatur data dengan cara yang pasti memiliki makna bagi entitas penerbit.Pada saat yang sama, struktur komprehensif memungkinkan untuk secara harfiah membandingkan tanggapan dari beberapa responden berdampingan, turun daftar bagian satu per satu.

Bergantung pada jenis layanan atau barang yang terlibat, permintaan proposal dapat berisi contoh skenario yang menggambarkan apa yang dimiliki pencetus permintaan yang dibutuhkan dari vendor dalam situasi rutin dan darurat.Misalnya, jika RFP adalah untuk layanan telekonferensi, pencetus mungkin ingin tahu apakah vendor dapat menjamin ketersediaan sejumlah port atau jalur bahkan selama periode bisnis puncak.Vendor juga dapat membahas masalah -masalah spesifik seperti implementasi jaringan dukungan untuk digunakan dalam kasus darurat perusahaan yang luas, atau jika vendor dapat menangani penjadwalan dan melaksanakan panggilan konferensi tanpa sedikit atau tidak ada pemberitahuan sebelumnya.

Bisnis atau organisasi lain yang perlu mengeluarkan RFP tetapi tidak yakin bagaimana menyusun dokumen untuk keuntungan terbaik sering dapat memulai proses dengan menggunakan salah satu dari banyak permintaan gratis untuk opsi templat proposal yang ditemukan online.Template ini dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan.Dalam beberapa kasus, templat akan datang dengan setidaknya satu permintaan untuk contoh proposal, yang akan berfungsi sebagai panduan untuk individu atau tim yang ditugasi tanggung jawab mempersiapkan RFP.