Yêu cầu đề xuất (RFP) là gì?

Thường được gọi là RFP, yêu cầu đề xuất là một tài liệu được sử dụng bởi nhiều tổ chức để nhận đề nghị dịch vụ hoặc hàng hóa từ các nhà cung cấp tiềm năng.Cấu trúc chính xác cho RFP sẽ thay đổi từ tình huống này sang tình huống khác.Điều này có nghĩa là công thức về cách viết yêu cầu đề xuất sẽ phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa của thực thể đang đưa ra yêu cầu và những gì họ hy vọng sẽ học được từ các câu trả lời.Dưới đây là một số ví dụ về các yếu tố được tìm thấy trong nhiều yêu cầu đề xuất bất kể ngành công nghiệp hoặc tổ chức liên quan.Như với nhiều nỗ lực viết kinh doanh, một yêu cầu thích hợp cho đề xuất sẽ bắt đầu bằng cách nêu mục đích cho tài liệu.Điều này thường có thể được tóm tắt trong một vài câu và cho phép người nộp đơn hoặc các bên được mời gửi một đề xuất chính thức để biết chính xác những gì mà thực thể phát hành đang tìm kiếm theo cách dịch vụ hoặc hàng hóa.Ngay cả các định dạng giản dị nhất cho RFP cũng sẽ bao gồm thông tin về bản chất này.

Cùng với việc nêu mục đích hoặc lý do cho RFP, không có gì lạ đối với một số thông tin chung về thực thể được đưa vào.Thông tin thường cung cấp chi tiết hạn chế về quy mô của công ty, số lượng địa điểm hiện được duy trì và bất kỳ kế hoạch ngay lập tức nào để mở rộng có thể ảnh hưởng đến phản ứng của người nộp đơn.Thông thường, các chi tiết không có nghĩa là toàn diện.Tuy nhiên, thường là đủ để cho phép người nộp đơn tự mình thực hiện nghiên cứu để mở rộng sự hiểu biết của họ về nhu cầu của bên đưa ra yêu cầu đề xuất.Trong cấu trúc, một yêu cầu đề xuất có thể rất rộng hoặc rất chi tiết.Một số yêu cầu không còn hơn một trang và chỉ bao gồm các hướng dẫn chung để nộp, chẳng hạn như một vài lĩnh vực cụ thể để giải quyết, cách gửi đề xuất đã hoàn thành và ngày tất cả các đề xuất đến hạn.Các RFP khác cung cấp các phần cụ thể và định dạng phải được tuân thủ mà không bị lỗi.Có những lợi thế cho cả hai cách tiếp cận này để định dạng yêu cầu đề xuất.Định dạng rộng đảm bảo rằng thông tin cần thiết sẽ được chứa trong phần thân của phản hồi, nhưng cho phép thực thể có được ý tưởng về cách mỗi người nộp đơn thể hiện khi được cho phép rất nhiều thời gian trong phản hồi.Ngược lại, một định dạng có cấu trúc cao cho người nộp đơn chính xác cách tổ chức dữ liệu theo cách chắc chắn có ý nghĩa cho thực thể phát hành.Đồng thời, cấu trúc toàn diện cho phép so sánh theo nghĩa đen các câu trả lời từ một số người được hỏi cạnh nhau, đi xuống danh sách từng phần một.Tùy thuộc vào loại dịch vụ hoặc hàng hóa liên quan, yêu cầu đề xuất có thể chứa các kịch bản ví dụ minh họa những gì người khởi tạo yêu cầu cần từ nhà cung cấp trong cả hai tình huống thường xuyên và khẩn cấp.Ví dụ: nếu RFP dành cho các dịch vụ hội nghị truyền hình, người khởi tạo có thể muốn biết liệu nhà cung cấp có thể đảm bảo sự sẵn có của một số lượng cổng hoặc đường dây cụ thể ngay cả trong thời gian kinh doanh cao điểm hay không.Nhà cung cấp cũng có thể giải quyết các vấn đề cụ thể như triển khai mạng hỗ trợ để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp của công ty hoặc nếu nhà cung cấp có thể xử lý lịch trình và thực hiện các cuộc gọi hội nghị mà không cần thông báo trước.Các doanh nghiệp hoặc các tổ chức khác cần phát hành RFP nhưng không chắc chắn làm thế nào để cấu trúc tài liệu để có lợi ích tốt nhất thường có thể bắt đầu quá trình bằng cách sử dụng một trong nhiều yêu cầu miễn phí cho các tùy chọn mẫu đề xuất được tìm thấy trực tuyến.Các mẫu này có thể được sửa đổi khi cần thiết.Trong một số trường hợp, các mẫu sẽ đi kèm với ít nhất một yêu cầu cho ví dụ đề xuất, sẽ đóng vai trò là hướng dẫn cho cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm chuẩn bị RFP.