Mi a javaslat iránti kérelem (RFP)?
Általában RFP -nek nevezik, a javaslat iránti kérelem egy olyan dokumentum, amelyet sok szervezet használ, hogy szolgáltatásokat vagy árukat kapjon a potenciális szállítóktól.Az RFP pontos struktúrája helyzetenként eltérő.Ez azt jelenti, hogy a javaslat iránti kérelem megírásának képlete nagyban függ a kérelem kiadót és a válaszokból való tanulást remélik.Íme néhány példa azokra az elemekre, amelyek számos javaslat iránti kérelemben megtalálhatók, függetlenül az érintett iparágtól vagy szervezettől.
Mint sok üzleti írási erőfeszítésnél, a megfelelő javaslat iránti kérelem a dokumentum céljának meghatározásával kezdődik.Ezt általában néhány mondatban lehet összegezni, és lehetővé teszi a kérelmezők vagy felek, akik meghívtak egy hivatalos javaslat benyújtására, hogy pontosan megtudják, mit keres a kibocsátó szervezet a szolgáltatások vagy áruk útján.Még az RFP formátumai még a legegyszerűbb formátumok is tartalmazzák az ilyen jellegű információkat.
Az RFP céljának vagy okának meghatározásával együtt nem szokatlan, hogy az entitásról szóló általános információk beilleszthetők.Az információ általában korlátozott részleteket tartalmaz a vállalat méretéről, a jelenleg karbantartott helyek számáról és az azonnali bővítési tervekről, amelyek befolyásolhatják a pályázók válaszát.Általában a részletet nem szánták átfogónak.Általában azonban elég ahhoz, hogy a pályázók önmagukban kutatást végezzenek, hogy kibővítsék a javaslati kérelmét kiadott fél igényeinek megértését.
Felépítésként a javaslat iránti kérelem nagyon széles vagy nagyon részletes lehet.Néhány kérés nem haladja meg az egy oldalt, és csak az általános benyújtási iránymutatásokat tartalmazza, például néhány konkrét területet, a kész javaslat benyújtásának módját, valamint az összes javaslat esedékességének dátumát.Más RFP -k speciális szakaszokat és formátumot biztosítanak, amelyeket meghibásodás nélkül kell követni.
A javaslat iránti kérelem formázásának mindkét megközelítésének előnyei vannak.A széles formátum biztosítja, hogy a szükséges információk a válasz törzsében legyenek, de lehetővé teszik az entitás számára, hogy képet kapjon arról, hogy az egyes kérelmezők hogyan mutatják be magukat, ha a válaszban sok mozgásteret engednek.Ezzel szemben egy erősen strukturált formátum megmondja a kérelmezőnek, hogyan kell az adatokat úgy szervezni, hogy biztosan értelme legyen a kibocsátó entitásnak.Ugyanakkor az átfogó struktúra lehetővé teszi, hogy szó szerint összehasonlítsák a több válaszadó válaszai egymás mellett, és egyenként lefelé lépjenek a szakaszok listáján.
Az érintett szolgáltatás vagy áruk típusától függően a javaslat iránti kérelem tartalmazhat olyan példa -forgatókönyveket, amelyek szemléltetik, hogy a kérelem kezdeményezőjének milyen igényelése van egy eladó által rutin és vészhelyzetben.Például, ha az RFP telekonferencia -szolgáltatásokra szánt, akkor az kezdeményező azt szeretné tudni, hogy az eladó garantálhatja -e egy adott számú port vagy vonal rendelkezésre állását még a csúcsidőszakban is.Az eladó olyan konkrét kérdésekkel is foglalkozhat, mint például egy támogatási hálózat végrehajtása a vállalat széles vészhelyzet esetén, vagy ha az eladó képes kezelni és végrehajtani a konferencia -beszélgetéseket, alig vagy előzetes értesítés nélkül.
A vállalkozásoknak vagy más szervezeteknek, amelyeknek RFP -t kell kiadniuk, de nem tudják, hogyan lehet a dokumentumot a lehető legjobban felépíteni, gyakran megkezdhetik a folyamatot az interneten található sok ingyenes javaslat -sablon -lehetőség egyik felhasználásával.Ezek a sablonok szükség szerint módosíthatók.Bizonyos esetekben a sablonok legalább egy javaslati kérelmet kapnak, amely útmutatóként szolgál az RFP előkészítéséért felelős egyén vagy csapat számára.