Τι είναι ο ανώτερος διοικητικός βοηθός;

Ένας ανώτερος διοικητικός βοηθός είναι διοικητικός επαγγελματίας που βοηθά ένα ή περισσότερα μέλη διαχείρισης σε έναν οργανισμό και μπορεί επίσης να επιβλέπει το διοικητικό προσωπικό του επιπέδου εισόδου.Καθώς οι οργανώσεις αναπτύσσονται, μπορούν να δουν αύξηση του όγκου των διοικητικών τους καθηκόντων και να απαιτούν περισσότερο από έναν μόνο διοικητικό επαγγελματία.Απαιτείται συνήθως ένας ανώτερος ρόλος σε έναν τέτοιο οργανισμό για να συνεργαστεί στενά με τη διοίκηση και να αναλάβει διοικητικές λειτουργίες που φέρουν υψηλότερο επίπεδο ευθύνης από εκείνο του προσωπικού εισόδου.

Στελέχη ή διευθυντές ενός οργανισμού απαιτούν συχνά ανώτερο διοικητικό βοηθό ή εκτελεστικόβοηθός να ενεργεί ως "gatekeeper" ή εκπρόσωπος.Ενώ ο ρεσεψιονίστ του οργανισμού ή ο υπάλληλος της ρεσεψιόν ενός οργανισμού μπορεί να χαιρετήσουν τους εισερχόμενους καλούντες και τους επισκέπτες, ένας ανώτερος διαχειριστής είναι συχνά το επόμενο σημείο επαφής για όσους επιθυμούν να επικοινωνήσουν με τη διαχείριση.Αυτά τα άτομα διαχειρίζονται συχνά χρονοδιαγράμματα, δρομολόγια ταξιδιού και άλλα διορισμούς για διαχειριστές σε διάφορα τμήματα, είτε πρόκειται για μάρκετινγκ, πληροφορικής ή ανθρώπινων πόρων.Για τους ανθρώπους σε αυτή τη θέση είναι ότι έχουν καλές επικοινωνιακές δεξιότητες.Με αυτή την ιδιότητα, οι ευθύνες τους ενδέχεται να περιλαμβάνουν τη σύνταξη επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις τηλεφωνικές κλήσεις και τη λήψη στενογραφίας.Ένας ανώτερος διοικητικός βοηθός θα πρέπει επίσης να έχει μια γενική γνώση εργασίας όλων των τμημάτων μέσα σε έναν οργανισμό.Αυτό θα τον προετοιμάσει για να χειριστεί γενικές έρευνες που μπορεί να λάβει ή να τις κατευθύνει στο αρμόδιο προσωπικό του τμήματος.

Για να γίνει ανώτερος διοικητικός βοηθός, κάποιος θα έπρεπε να έχει συνδυασμένη εμπειρία τόσο στη γενική διοίκηση γραφείων όσο και στη συγκεκριμένη βιομηχανία του οργανισμού.Υπό αυτή την έννοια, οι ιδανικοί υποψήφιοι είναι συχνά διοικητικοί επαγγελματίες εισόδου που ήδη απασχολούνται στον οργανισμό που αναζητούν προαγωγή.Ανάλογα με τις αξίες του οργανισμού, ορισμένοι ανώτεροι ρόλοι ενδέχεται να δώσουν μεγάλη έμφαση στα ακαδημαϊκά διαπιστευτήρια, ενώ άλλοι μπορεί να ενδιαφέρονται περισσότερο για το επαγγελματικό διοικητικό υπόβαθρο του υποψηφίου.Οι υποψήφιοι που δεν διαθέτουν επαγγελματική διοικητική εμπειρία, αλλά έχουν ακαδημαϊκή εμπειρία σε συναφείς τομείς, όπως μαθήματα πληκτρολόγησης ή γραμματείας, ενδέχεται να είναι καλύτερα κατάλληλοι για διοικητική απασχόληση σε επίπεδο εισόδου πριν υποβάλουν αίτηση για ανώτερη θέση.