Trợ lý hành chính cao cấp là gì?

Một trợ lý hành chính cao cấp là một chuyên gia hành chính hỗ trợ một hoặc nhiều thành viên quản lý trong một tổ chức và cũng có thể giám sát nhân viên hành chính cấp nhập cảnh.Khi các tổ chức phát triển, họ có thể thấy sự gia tăng khối lượng nhiệm vụ hành chính của họ và yêu cầu không chỉ là một chuyên gia hành chính.Vai trò cao cấp thường được yêu cầu trong một tổ chức như vậy để hợp tác chặt chẽ với quản lý và đảm nhận các chức năng hành chính mang đến mức độ trách nhiệm cao hơn so với nhân viên cấp nhập cảnh.Trợ lý để đóng vai trò là người gác cổng của họ hoặc đại diện của họ.Trong khi một nhân viên tiếp tân hoặc nhân viên lễ tân của tổ chức có thể chào đón người gọi và khách đến, một quản trị viên cao cấp thường là điểm liên lạc tiếp theo cho những người muốn liên hệ với quản lý.Những cá nhân này thường quản lý lịch trình, hành trình đi du lịch và các cuộc hẹn khác cho các nhà quản lý trong nhiều bộ phận khác nhau, có thể là họ tiếp thị, CNTT hoặc nguồn nhân lực.Đối với những người ở vị trí này là họ có kỹ năng giao tiếp tốt.Trong khả năng này, trách nhiệm của họ có thể bao gồm soạn thảo thư và email, các cuộc gọi điện thoại và lấy tốc ký.Một trợ lý hành chính cao cấp cũng nên có kiến thức làm việc chung về tất cả các bộ phận trong một tổ chức.Điều này sẽ chuẩn bị cho anh ta hoặc cô ta để xử lý các yêu cầu chung mà anh ta hoặc cô ta có thể nhận được, hoặc hướng họ đến nhân viên bộ phận thích hợp.Để trở thành trợ lý hành chính cao cấp, người ta nên kết hợp kinh nghiệm trong cả chính quyền văn phòng nói chung cũng như ngành công nghiệp cụ thể của tổ chức.Theo nghĩa này, các ứng cử viên lý tưởng thường là các chuyên gia hành chính cấp nhập cảnh đã được tuyển dụng trong tổ chức đang tìm kiếm một chương trình khuyến mãi.Tùy thuộc vào các giá trị của tổ chức, một số vai trò cao cấp có thể nhấn mạnh vào các thông tin học tập, trong khi những người khác có thể quan tâm nhiều hơn đến nền tảng hành chính chuyên nghiệp của ứng viên.Các ứng viên thiếu kinh nghiệm hành chính chuyên nghiệp nhưng có kinh nghiệm học tập trong các lĩnh vực liên quan, chẳng hạn như gõ hoặc các khóa học thư ký, có thể phù hợp hơn với việc làm hành chính cấp nhập cảnh trước khi đăng ký vị trí cao cấp.