Τι είναι η προμήθεια προσφορών;

Η προμήθεια προσφορών είναι ένα σύστημα στο οποίο οι εταιρείες που αναζητούν προϊόν ή υπηρεσία επιτρέπουν σε άλλες εταιρείες ή άτομα να υποβάλλουν ανταγωνιστικές προσφορές προκειμένου να κερδίσουν το δικαίωμα να παρέχουν το ζητούμενο προϊόν ή υπηρεσία.Η διαδικασία είναι επίσης γνωστή ως έκκληση για προσφορές, καθώς η εταιρεία που χρειάζεται το προϊόν ή την υπηρεσία καλεί τους παρόχους να υποβάλουν την καλύτερη προσφορά τους.Η προμήθεια προσφορών αντιμετωπίζεται συχνά από τον πράκτορα αγορών για την εταιρεία που αναζητά προϊόν ή υπηρεσία.Αυτό το άτομο έχει την εξουσία να αναθέτει συμβάσεις στους προμηθευτές της νίκης προσφοράς.

Οι περισσότερες εταιρείες που βασίζονται στα προϊόντα ή τις υπηρεσίες τρίτων έχουν ένα τμήμα προμηθειών προσφορών.Αυτές οι εταιρείες περιλαμβάνουν εκείνες που χρειάζονται πρώτες ύλες για την παραγωγή του τελικού προϊόντος τους, όπως οι κατασκευαστικές εταιρείες ή οι συναρμολογητές υπολογιστών ή οι μεταπωλητές, μεταξύ άλλων.Η εταιρεία που ζητά από τις προσφορές θα περιγράψει επίσης τις απαιτήσεις κάθε προσφοράς σε ένα έγγραφο που ονομάζεται Αίτηση για Πρόταση (RFP).Η αίτηση για πρόταση περιγράφει τη διαδικασία την οποία πρέπει να ακολουθήσουν οι υποψήφιοι για να υποβάλουν τις προσφορές τους.Αυτό περιλαμβάνει γενικά την τιμή την οποία ο προμηθευτής θα παρέχει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία και τον χρόνο με τον οποίο θα παραδοθεί. Οι κυβερνητικές εγκαταστάσεις συνήθως χρησιμοποιούν το σύστημα προμηθειών προσφορών για να αποκτήσουν αρκετές δίκαιες προσφορές για οποιοδήποτε προϊόν ή υπηρεσία που χρειάζονται.Αυτό είναι για να βεβαιωθείτε ότι δεν λαμβάνει χώρα η παραμόρφωση στην ανάθεση οποιασδήποτε δεδομένης σύμβασης.Για παράδειγμα, η Διοίκηση Γενικών Υπηρεσιών των Ηνωμένων Πολιτειών (GSA) διαθέτει διάφορα τμήματα που διαχειρίζονται το σύστημα προμηθειών προσφορών.Η GSA διαθέτει έναν ιστότοπο που καταγράφει όλες τις ευκαιρίες επικοινωνίας και τις σχετικές οδηγίες προσφοράς.

Τα περισσότερα συστήματα προμηθειών προσφορών απαιτούν τον νικητή να είναι η χαμηλότερη τιμή.Ορισμένα συστήματα, ωστόσο, βασίζονται σε ένα συνδυασμό μεταβλητών, όπως το χρονοδιάγραμμα της παράδοσης, την πιθανότητα προεπιλογής προμηθευτή και την πίστωση προμηθευτή.Για να υποβάλει μια προσφορά, ένας πιθανός προμηθευτής πρέπει να εγγραφεί μόνο στην εταιρεία που ζητά την πρόταση προσφοράς και να προετοιμάσει την προσφορά τους σύμφωνα με τους συγκεκριμένους κανόνες και οδηγίες των συμβάσεων.Ο προμηθευτής διατίθεται ένα ορισμένο χρονικό διάστημα για να παραδώσει το προϊόν ή την υπηρεσία του.Εάν το προϊόν ή η υπηρεσία δεν μπορούν να παραδοθούν εγκαίρως, η επαφή μπορεί να κηρυχθεί άκυρη και η διαδικασία προμήθειας προσφορών ξεκίνησε ξανά.Ο προμηθευτής που δεν μπορούσε να παραδώσει εγκαίρως αποκλείζεται από την υποβολή περαιτέρω προσφορών για την ίδια σύμβαση.