Τι είναι η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών;

Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών ή η BPA είναι μια στρατηγική που χρησιμοποιείται για τη βελτιστοποίηση και τον εξορθολογισμό των βασικών διαδικασιών που χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία μιας επιχείρησης, χρησιμοποιώντας την τελευταία τεχνολογία για την αυτοματοποίηση των λειτουργιών που εμπλέκονται στην εκτέλεση αυτών των διαδικασιών.Η ιδέα πίσω από την BPA είναι να επιτρέψει στην εταιρεία να λάβει το μεγαλύτερο όφελος χρησιμοποιώντας όλους τους διαθέσιμους πόρους προς το καλύτερο πλεονέκτημα, διατηρώντας παράλληλα το κόστος λειτουργίας όσο το δυνατόν χαμηλότερα.Με αυτόν τον τρόπο βοηθά να επιτρέψει στην επιχείρηση να παράγει μεγαλύτερα κέρδη και να επιτύχει ένα επίπεδο σταθερότητας που θα ήταν δύσκολο να συνειδητοποιηθεί χωρίς τη χρήση της αυτοματοποίησης.

Ενώ υπάρχουν διάφορες προσεγγίσεις για την αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, οι περισσότερες στρατηγικές εντοπίζουν τρία βασικά στάδια που πρέπει να πραγματοποιηθούν για να είναι επιτυχής η αυτοματοποίηση.Το πρώτο στάδιο είναι γνωστό ως ενορχήστρωση .Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, οι διαχειριστές συνεργάζονται με επαγγελματίες αυτοματισμού, όπως οι προγραμματιστές της τεχνολογίας της πληροφορίας, για να αξιολογήσουν τις ανάγκες της επιχείρησης, να διερευνήσουν τις λεπτομέρειες κάθε τομέα της επιχειρηματικής επιχείρησης και να προσδιορίσουν πού η τεχνολογία μπορεί να εξορθολογίσει τα βήματα που εμπλέκονται σε κάθε έναν από αυτούς τους τομείς.Κατά τη διάρκεια της ενορχήστρωσης, όλα τα εμπλεκόμενα μέρη επιδιώκουν επίσης να καθορίσουν τον τρόπο με τον οποίο κάθε τομέα μπορεί να διασυνδεθεί αποτελεσματικότερα με τη χρήση του σωστού υλικού και του λογισμικού και με τη σειρά του να έχει θετικό αντίκτυπο στη συνολική προσπάθεια παραγωγής.Εδώ ορίζεται και προετοιμάζεται η στρατηγική αυτοματισμού και προετοιμάζεται για εφαρμογή εντός της εταιρείας.

Μετά την ενορχηστρώση, η επόμενη φάση της αυτοματοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι γνωστή ως Integration .Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, κάθε τμήμα της εταιρείας εισάγεται σταδιακά στη νέα τεχνολογία.Μόλις τεθούν σε ισχύ και η λειτουργία των προόδων, εξετάζεται το επόμενο τμήμα της διαδικασίας εφαρμογής, με την ακολουθία να συνεχίζεται έως ότου όλοι οι τομείς της εταιρείας δεν εμπλέκονται στον αυτοματισμό.Αυτή η βαθμιαία προσέγγιση καθιστά δυνατή την ταχεία εντοπισμό και υλοποίηση τυχόν απρόβλεπτων επιχειρησιακών ζητημάτων που υλοποιούνται σε κάθε επίπεδο του τμήματος, πριν επεκταθεί η αυτοματοποίηση για να συμπεριλάβει περισσότερα τμήματα.Στην ιδανική περίπτωση, αυτό σημαίνει ότι όταν ολοκληρωθεί η εφαρμογή, κάθε τμήμα ανταποκρίνεται ευνοϊκά με αυξημένη παραγωγικότητα ως αποτέλεσμα των νέων αυτοματοποιημένων διαδικασιών.

Η τελική φάση της αυτοματοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών αναφέρεται μερικές φορές ως Δυναμική ενσωμάτωση ή Εκτέλεση .Αυτή είναι η φάση στην οποία οι καθιερωμένες αυτοματοποιημένες διαδικασίες σε κάθε τμήμα ενσωματώνονται περαιτέρω για την παροχή δεδομένων σε άλλα τμήματα.Για παράδειγμα, σε μια πλήρως λειτουργική κατάσταση αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών, τα δεδομένα από το τμήμα πωλήσεων ρέουν αυτόματα σε εισπρακτέους λογαριασμούς, οι οποίες με τη σειρά τους μοιράζονται δεδομένα σχετικά με τις παραγγελίες τιμολογίων με πωλήσεις, διάφορα επίπεδα διαχείρισης και άλλα μέσα στον οργανισμό που χρειάζονται πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα.Η εκτέλεση σε αυτό το επίπεδο δημιουργεί επίσης μια αμφίδρομη ροή δεδομένων, επιτρέποντας στους πωλητές και τους διαχειριστές πωλήσεων να λαμβάνουν εύκολα δεδομένα σχετικά με τις παραγγελίες που έλαβαν οι πελάτες τους, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών αποστολής, των ημερομηνιών τιμολόγησης και όταν καταβλήθηκαν αυτά τα τιμολόγια.

Οι επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους μπορούν να επωφεληθούν από τη χρήση αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών.Υποθέτοντας ότι οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες συμβάλλουν στην εκτέλεση λειτουργιών με τρόπο που είναι πιο αποτελεσματικός από τις χειρωνακτικές διαδικασίες, η εταιρεία μειώνει τα λειτουργικά έξοδα και είναι τοποθετημένος για να παρέχει προϊόν με χαμηλότερο κόστος.Αυτό με τη σειρά του σημαίνει ότι περισσότερο κέρδος κερδίζεται από κάθε μονάδα που πωλείται, ένας παράγοντας που είναι σημαντικός για την επιτυχία σχεδόν οποιασδήποτε επιχείρησης.