Τι είναι η χαρτογράφηση επιχειρηματικών διαδικασιών;

Οι χάρτες επιχειρηματικών διαδικασιών εμφανίζουν μια οπτική βήμα-βήμα απεικόνιση των επιχειρηματικών διαδικασιών με στόχο τη βελτίωση της διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών.Οι διαδικασίες είναι περιπτώσεις όπου ένα σύνολο αλληλένδετων ανθρώπων, μηχανών ή καθηκόντων εργάζονται για την παραγωγή της ίδιας παραγωγής.Η χαρτογράφηση επιχειρηματικών διαδικασιών αντιπροσωπεύει οπτικά οποιαδήποτε πτυχή μιας επιχείρησης για την αύξηση της αποτελεσματικότητας, από τα στάδια επιρρεπής σε ατυχήματα σε μια γραμμή παραγωγής, μέχρι τη διαχείριση του διαπερατικού ταχυδρομείου.

Οι διαδικασίες που πρέπει να χαρτογραφηθούν μπορούν να οριστούν με τη συμπερίληψη εισροών, διαδικασιών, ακολουθιών και εξόδων.Το λογισμικό χαρτογράφησης χρησιμοποιεί τότε αυτές τις παραμέτρους για να δημιουργήσει το χάρτη.Οι χάρτες μπορούν να είναι απλοί ή πολύπλοκες στη φύση, ανάλογα με τη μορφή.Οι τυπικές επιλογές περιλαμβάνουν την προσθήκη ταυτόχρονων διαδικασιών δράσης και λήψης αποφάσεων, συναισθηματικές αντιδράσεις και καθυστέρησης χρόνου.Οι χάρτες μπορούν να δημιουργηθούν σε χαρτί, μέσω λογισμικού χαρτογράφησης επιχειρηματικών διαδικασιών ή πιο πολύπλοκα συστήματα διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών.

Οφέλη από την κατασκευή χαρτών διεργασιών περιλαμβάνουν την εύκολη διάγνωση των καθυστερήσεων απόδοσης, την αξιολόγηση του σχεδιασμού του συστήματος και τη διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών.Η απεικόνιση της διαδικασίας από την είσοδο στην έξοδο μπορεί να διευκολύνει τον εντοπισμό των αναποτελεσματικών.Οι χάρτες διεργασιών εξατομικεύουν και απομονώνουν μεταβλητές που επηρεάζουν την αξία, δίνοντας στους αναλυτές την ευκαιρία να εξορθολογίσουν, να καινοτομούν και να απομακρύνουν την ασάφεια από τις διαδικασίες.Κατά την εφαρμογή νέων αλλαγών στο σύστημα, οι χάρτες επιχειρηματικών διαδικασιών βοηθούν τους υπαλλήλους να κατανοήσουν τους νέους ρόλους τους, διευκολύνοντας τη μετάβαση και την καθυστέρηση παραγωγικότητας που συνδέεται μερικές φορές με νέο εξοπλισμό., και καθιερώστε ένα σύστημα μοντελοποίησης ικανοτήτων.Οι εξορθολογισμοί οργανισμών από την άποψη της διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων βοηθούν στην οργανωτική ανάπτυξη.Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι που μπορούν να δουν πώς οι δουλειές τους ταιριάζουν στη μεγαλύτερη εικόνα και βλέπουν και τις θέσεις εργασίας των άλλων, μπορούν να αποκτήσουν καλύτερη κατανόηση των ανισορροπιών στα φορτία εργασίας και στον τρόπο με τον οποίο η ανισορροπία μπορεί να επηρεάσει την ανακατανομή.Μικρές ενδο-οργανωτικές ομάδες συνήθως διεξάγουν χαρτογράφηση διαδικασιών και η ομαδική εργασία που απαιτείται για τη δημιουργία και την ανάλυση των χαρτών ενθαρρύνει την επικοινωνία, την κοινότητα και την κριτική σκέψη των ομάδων.Είναι εγγενώς παρόμοιο και συχνά εναλλάξιμο με τους ακόλουθους όρους: Ανάλυση εργασιών συστήματος, διάγραμμα διαδικασιών, ρεύμα και χαρτογράφηση εργασίας.Ο στόχος για όλα αυτά τα εργαλεία είναι ο ίδιος: για τη βελτίωση των διαδικασιών και τη δημιουργία αξίας.Η διαφοροποίηση αυτών των όρων καθίσταται σημαντική μόνο όσον αφορά την αγορά λογισμικού διαχείρισης και κατά την αναζήτηση διαπίστευσης.

Συστήματα διαχείρισης ποιότητας, όπως το ISO 9000, χρησιμοποιούν χάρτες διαδικασιών για την πιστοποίηση των επιχειρήσεων ως έχουν επίσημες και τεκμηριωμένες επιχειρηματικές διαδικασίες.Η διαπίστευση μέσω του ISO 9000 δεν εξασφαλίζει ποιοτικά προϊόντα ή υπηρεσίες.Δείχνει τους μετόχους, τους υπαλλήλους και τους πελάτες ότι η συμμετέχουσα επιχείρηση έχει δέσμευση για την κατανόηση και τη βελτίωση των επιχειρηματικών τους διαδικασιών.Η δημοτικότητα των επιχειρήσεων που αναζητούν διαπίστευση υποδηλώνουν ότι, για πολλούς, η χαρτογράφηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είχε επίσης θετικές επιπτώσεις στην αύξηση της κερδοφορίας και της αξίας.