Τι είναι η προμήθεια επιχειρήσεων;

Ο όρος επιχειρηματική προμήθεια χρησιμοποιείται για να περιγράψει τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την αγορά αγαθών και υπηρεσιών για επιχειρηματική οντότητα.Η προμήθεια ή η αγορά είναι μια σημαντική διοικητική λειτουργία που χρησιμοποιεί τη χρήση της μείωσης του κόστους και των μακροπρόθεσμων τεχνικών στρατηγικού σχεδιασμού για τη διαχείριση των εξερχόμενων δαπανών.Ο τομέας των επιχειρηματικών συμβάσεων έχει τρεις πρωταρχικούς τομείς εστίασης: προσφορά, διαχείριση προμηθευτών και στρατηγικές αγορές. Οι άνθρωποι που εργάζονται σε επιχειρηματικές συμβάσεις είναι γνωστοί ως επαγγελματίες των προμηθειών.Υπάρχουν τρεις κύριοι τίτλοι εργασίας στις προμήθειες: αγοραστής, υπεύθυνος προμηθειών και διευθυντής προμηθειών.Ο αγοραστής είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της αγοράς εμπορευμάτων από επιλεγμένους προμηθευτές.Ο υπεύθυνος προμηθειών διαχειρίζεται τη διαδικασία επιλογής προσφορών και προμηθευτών.Η κύρια ευθύνη του διαχειριστή των προμηθειών είναι η συνολική λειτουργία του τμήματος και οι διαπραγματεύσεις με μεγάλους προμηθευτές αξίας δολαρίων.

Η προσφορά είναι η διαδικασία πρόσκλησης δυνητικών προμηθευτών να αναθεωρήσουν ένα λεπτομερές έγγραφο απαιτήσεων και να υποβάλουν την προσφορά τους για την επιχείρηση.Το έγγραφο των απαιτήσεων περιέχει τη συνολική αξία και το μήκος της σύμβασης, τον τύπο του προϊόντος ή την απαιτούμενη υπηρεσία, τις απαιτήσεις ποιότητας και τους όρους των συμβάσεων.Ένα σημαντικό ποσό των πολιτικών αγωγών βασίζεται σε ελαττώματα ή αντιληπτή προκατάληψη στη διαδικασία υποβολής προσφορών.Μετά την κατάλληλη επιχειρηματική διαδικασία και η εξασφάλιση μιας δίκαιης και διαφανούς προσφοράς είναι πολύ σημαντική.

Υπάρχουν τρεις όροι που χρησιμοποιούνται συνήθως στην προμήθεια επιχειρήσεων: Αίτημα για πρόταση (RFP), Αίτημα για πληροφορίες (RFI) και αίτημα για προσφορά (RFQ).Ο τύπος απόκρισης που απαιτείται αναφέρεται στο σώμα του εγγράφου, μαζί με τις ημερομηνίες και τα στοιχεία επικοινωνίας.Και οι τρεις όροι χρησιμοποιούνται για να περιγράψουν μια διαδικασία όταν οι πωλητές είτε καλούνται να απαντήσουν είτε οι απαιτήσεις δημοσιεύονται σε δημόσιο ιστότοπο ή εργαλείο προμηθειών, επιτρέποντας σε ένα ευρύ φάσμα προμηθευτών να ανταποκριθούν.Οι ημερομηνίες είναι πολύ σημαντικές σε αυτή τη διαδικασία και η παραβίαση των προθεσμιών ή η απώλεια τους θα αποκλείσει την απάντηση από την εξέταση.Βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει μια απόδειξη με τη σφραγίδα χρόνου και ημερομηνίας που υποδεικνύει πότε τα έγγραφα παραλήφθηκαν από το τμήμα αγορών, για να αποφευχθεί ο αποκλεισμός.

Η διαχείριση των πωλητών περιλαμβάνει τη διασφάλιση της συμμόρφωσης των συμβάσεων, ενεργώντας ως πρωταρχική επαφή για θέματα που σχετίζονται με την υπηρεσία και την επίλυση διαφορών,καθώς και τη διαχείριση τυχόν πληρωμών ή ρήτρες που διαπραγματεύονται στη σύμβαση.Παρόλο που πολλές προσπάθειες επικεντρώνεται στην αρχικά προσφορά και γραφή της σύμβασης, η διαχείριση των πωλητών είναι η μόνη μέθοδος διασφάλισης ότι η εταιρεία αποκτά πραγματικά την αναμενόμενη εξοικονόμηση.Η αποτελεσματική διαχείριση έχει ως αποτέλεσμα χαμηλότερο λειτουργικό κόστος, αποτελεσματικές υπηρεσίες και ισχυρότερη διαπραγμάτευση κατά τον επόμενο γύρο διαπραγματεύσεων.

Η στρατηγική αγορά είναι η διαδικασία προγραμματισμένης αγοράς.Σε μια τυπική οργάνωση, κάθε τμήμα υποβάλλει τις προγραμματισμένες αγορές του για το έτος στο τμήμα προϋπολογισμού ή προμηθειών.Το προσωπικό αναζητά κοινότητες ή ευκαιρίες για δέσμη σχετικών προϊόντων μαζί.Αυτές οι μικρότερες αγορές μπορούν στη συνέχεια να τεθούν σε προσφορά, επιτρέποντας σε πολλούς προμηθευτές την ευκαιρία να παρέχουν αυτά τα αγαθά και τις υπηρεσίες.Συνολικά, αυτή η διαδικασία έχει ως αποτέλεσμα χαμηλότερο κόστος αγοράς στον οργανισμό.