Apa itu Pengadaan Bisnis?

Istilah pengadaan bisnis digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang terkait dengan pembelian barang dan jasa untuk entitas bisnis.Pengadaan atau pembelian adalah fungsi administrasi penting yang menggunakan penggunaan pengurangan biaya dan teknik perencanaan strategis jangka panjang untuk mengelola biaya keluar.Bidang pengadaan bisnis memiliki tiga bidang fokus utama: tender, manajemen vendor, dan pembelian strategis.

Orang yang bekerja dalam pengadaan bisnis dikenal sebagai profesional pengadaan.Ada tiga gelar pekerjaan utama dalam pengadaan: Pembeli, Petugas Pengadaan, dan Manajer Pengadaan.Pembeli bertanggung jawab untuk mengelola pembelian komoditas dari pemasok yang dipilih.Petugas Pengadaan mengelola proses seleksi tender dan vendor.Tanggung jawab utama manajer pengadaan adalah operasi keseluruhan departemen dan negosiasi dengan pemasok nilai dolar besar.

Tender adalah proses mengundang pemasok potensial untuk meninjau dokumen persyaratan terperinci dan untuk mengajukan tawaran mereka untuk bisnis.Dokumen persyaratan berisi total nilai dolar dan panjang kontrak, jenis produk atau layanan yang diperlukan, persyaratan kualitas, dan persyaratan kontrak.Sejumlah besar tuntutan hukum perdata didasarkan pada kekurangan atau bias yang dirasakan dalam proses tender.Mengikuti proses bisnis yang sesuai dan memastikan tender yang adil dan transparan sangat penting.

Ada tiga istilah yang biasa digunakan dalam pengadaan bisnis: Permintaan Proposal (RFP), Permintaan Informasi (RFI), dan Permintaan Kutipan (RFQ).Jenis respons yang diperlukan ditunjukkan dalam badan dokumen, bersama dengan tanggal dan informasi kontak.Ketiga istilah ini digunakan untuk menggambarkan suatu proses ketika vendor diundang untuk merespons atau persyaratan diposting di situs web publik atau alat pengadaan, yang memungkinkan berbagai pemasok untuk merespons.Tanggal sangat penting dalam proses ini, dan mengabaikan tenggat waktu atau kehilangan mereka akan mengecualikan respons dari pertimbangan.Pastikan untuk mendapatkan tanda terima dengan stempel waktu dan tanggal yang menunjukkan kapan dokumen diterima oleh departemen pembelian, untuk menghindari pengecualian.

Manajemen vendor termasuk memastikan kepatuhan kontrak, bertindak sebagai kontak utama untuk masalah yang terkait dengan layanan dan penyelesaian sengketa,serta mengelola pembayaran atau klausa yang dinegosiasikan ke dalam kontrak.Meskipun banyak upaya difokuskan pada tender dan penulisan kontrak yang awalnya, manajemen vendor adalah satu -satunya metode untuk memastikan bahwa perusahaan benar -benar memperoleh penghematan yang diharapkan.Manajemen yang efektif menghasilkan biaya operasi yang lebih rendah, layanan yang efisien, dan posisi tawar -menawar yang lebih kuat selama putaran negosiasi berikutnya.

Pembelian strategis adalah proses pembelian yang direncanakan.Dalam organisasi yang khas, setiap departemen menyerahkan pembelian yang direncanakan untuk tahun tersebut ke departemen anggaran atau pengadaan.Staf mencari kesamaan, atau peluang untuk menggabungkan produk terkait bersama.Pembelian yang lebih kecil ini kemudian dapat dimasukkan ke tender, memungkinkan banyak pemasok kesempatan untuk menyediakan barang dan jasa ini.Secara keseluruhan, proses ini menghasilkan biaya pembelian yang lebih rendah kepada organisasi.