Mua sắm kinh doanh là gì?

Thuật ngữ mua sắm kinh doanh được sử dụng để mô tả các hoạt động liên quan đến việc mua hàng hóa và dịch vụ cho một thực thể kinh doanh.Mua sắm hoặc mua hàng là một chức năng hành chính quan trọng sử dụng việc sử dụng giảm chi phí và các kỹ thuật lập kế hoạch chiến lược dài hạn để quản lý chi phí đi.Lĩnh vực mua sắm kinh doanh có ba lĩnh vực chính: đấu thầu, quản lý nhà cung cấp và mua hàng chiến lược. Những người làm việc trong mua sắm kinh doanh được gọi là chuyên gia mua sắm.Có ba danh hiệu công việc chính trong mua sắm: người mua, nhân viên mua sắm và giám đốc mua sắm.Người mua có trách nhiệm quản lý việc mua hàng hóa từ các nhà cung cấp được chọn.Nhân viên mua sắm quản lý quy trình lựa chọn đấu thầu và nhà cung cấp.Trách nhiệm chính của người quản lý mua sắm là hoạt động chung của bộ phận và các cuộc đàm phán với các nhà cung cấp giá trị đô la lớn. Đấu thầu là quá trình mời các nhà cung cấp tiềm năng xem xét một tài liệu yêu cầu chi tiết và gửi giá thầu của họ cho doanh nghiệp.Tài liệu yêu cầu chứa tổng giá trị đô la và thời gian của hợp đồng, loại sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết, yêu cầu chất lượng và các điều khoản hợp đồng.Một lượng đáng kể các vụ kiện dân sự dựa trên sai sót hoặc thiên vị nhận thức trong quá trình đấu thầu.Theo quy trình kinh doanh thích hợp và đảm bảo đấu thầu công bằng và minh bạch là rất quan trọng.Có ba thuật ngữ thường được sử dụng trong mua sắm kinh doanh: Yêu cầu Đề xuất (RFP), Yêu cầu Thông tin (RFI) và Yêu cầu Báo giá (RFQ).Loại phản hồi cần thiết được chỉ định trong phần thân của tài liệu, cùng với ngày và thông tin liên hệ.Tất cả ba điều khoản được sử dụng để mô tả một quy trình khi các nhà cung cấp được mời để trả lời hoặc các yêu cầu được đăng trên một trang web công cộng hoặc công cụ mua sắm, cho phép một loạt các nhà cung cấp trả lời.Ngày rất quan trọng trong quá trình này, và bỏ qua thời hạn hoặc thiếu chúng sẽ loại trừ phản hồi khỏi sự xem xét.Đảm bảo nhận được biên lai với tem thời gian và ngày cho biết khi nào các tài liệu được nhận bởi bộ phận mua hàng, để tránh loại trừ.cũng như quản lý bất kỳ khoản thanh toán hoặc điều khoản nào được đàm phán vào hợp đồng.Mặc dù rất nhiều nỗ lực tập trung vào việc đấu thầu ban đầu và viết hợp đồng, quản lý nhà cung cấp là phương pháp duy nhất để đảm bảo rằng công ty thực sự có được khoản tiết kiệm dự kiến.Quản lý hiệu quả dẫn đến chi phí vận hành thấp hơn, dịch vụ hiệu quả và vị trí thương lượng mạnh hơn trong vòng đàm phán tiếp theo. Mua hàng chiến lược là quá trình mua hàng theo kế hoạch.Trong một tổ chức điển hình, mỗi bộ phận gửi các giao dịch mua theo kế hoạch của mình trong năm cho ngân sách hoặc bộ phận mua sắm.Nhân viên tìm kiếm sự tương đồng, hoặc cơ hội để kết hợp các sản phẩm liên quan với nhau.Những giao dịch mua nhỏ hơn sau đó có thể được đưa ra để đấu thầu, cho phép nhiều nhà cung cấp cơ hội cung cấp các hàng hóa và dịch vụ này.Nhìn chung, quá trình này dẫn đến chi phí mua hàng thấp hơn cho tổ chức.