Τι είναι η μεταγραφή των επιχειρήσεων;

Η επιχειρηματική μεταγραφή είναι ένα έγγραφο που παρέχει ένα μόνιμο αρχείο για το τι συνέβη σε μια επαγγελματική συνάντηση κάποιου τύπου.Πολλές εταιρείες απαιτούν αυτό το είδος μεταγραφής για ένα ευρύ φάσμα συναντήσεων, συμπεριλαμβανομένων των συνεδριάσεων των επενδυτικών ή των κερδών ή ως καταγραφή των εκδηλώσεων σε συνεδριάσεις συμβουλίου ή διευθυντών.Αυτό που θέτει στην άκρη μια επιχειρηματική μεταγραφή από άλλες μορφές μόνιμων αρχείων είναι ότι οι λεπτομέρειες είναι συνήθως με τη μορφή μιας κατά λέξη απαγγελίας του τι ειπώθηκε στη συνάντηση, σε σχέση με τη διατήρηση των πρακτικών που συμπυκνώνουν και ουσιαστικά συνοψίζουν τα γεγονότα.

Η χρήση της επιχειρηματικής μεταγραφής βρίσκεται με συναντήσεις που πραγματοποιούνται σε ένα ευρύ φάσμα περιβάλλοντος.Αυτές περιλαμβάνουν συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο σε φυσικές τοποθεσίες, καθώς και συναντήσεις που πραγματοποιήθηκαν μέσω τηλεδιάσκεψης ή ακόμη και συνεδρίου που βασίζεται στο διαδίκτυο.Σε προηγούμενες δεκαετίες, οι μεταγραφές που εκπαιδεύτηκαν να χρησιμοποιούν τη στενογραφία συχνά προετοιμάζουν ένα γραπτό αντίγραφο των γεγονότων που συνέβησαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης και στη συνέχεια χρησιμοποιούν τις σημειώσεις στενογραφίας για να προετοιμάσουν μια πλήρη μεταγραφή αργότερα.Πιο πρόσφατα, η προσέγγιση απαιτεί την πραγματοποίηση ηχογράφησης της εκδήλωσης και στη συνέχεια χρησιμοποιώντας αυτήν την εγγραφή για την προετοιμασία της δακτυλογραφημένης επιχείρησης μεταγραφής..Για παράδειγμα, ένας εθνικός ή περιφερειακός διαχειριστής πωλήσεων μπορεί να επιλέξει να παραγγείλει ένα αντίγραφο για εβδομαδιαία ή μηνιαία συνέδρια που διεξάγονται με άλλο προσωπικό πωλήσεων εντός του οργανισμού.Κατά τον ίδιο τρόπο, η προετοιμασία μιας επιχειρηματικής συναλλαγής για συναντήσεις που πραγματοποιήθηκαν από τα μέλη μιας επιτροπής έργου μπορεί επίσης να βοηθήσει στη δημιουργία μόνιμου αρχείου για το τι συζητήθηκε στη συνάντηση και σε ποιο πλαίσιο.

Ενώ πολλές εταιρείες διαχειρίζονται τη διαδικασία της επιχειρηματικής μεταγραφής εσωτερικά, είναι επίσης δυνατό να χρησιμοποιηθούν ανεξάρτητες υπηρεσίες μεταγραφής προκειμένου να διαχειριστεί η διαδικασία.Πολλές εταιρείες τηλεπικοινωνιών που παρέχουν ήχους και διαδικτυακά προϊόντα διασκέψεων προσφέρουν επίσης αυτόν τον τύπο υπηρεσίας.Ένα γραπτό έγγραφο παρασκευάζεται από την καταγραφή ήχου της συνάντησης και στη συνέχεια διαβιβάζεται σε μια βασική επαφή μέσα στην οργάνωση του πελάτη.Οι περισσότεροι πάροχοι θα υποβάλουν τη μεταγραφή με έναν από τους διάφορους τρόπους, με βάση τις ανάγκες του πελάτη.Η υποβολή μπορεί να έχει τη μορφή ηλεκτρονικού εγγράφου που συνδέεται με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα έγγραφο που δημοσιεύτηκε σε έναν ασφαλή ιστότοπο για ανάκτηση από άτομα με τη σωστή εξουσιοδότηση ή ακόμα και την προετοιμασία και την προώθηση ενός CD-R που περιέχει το ηλεκτρονικό αρχείο.

Η σημασία της επιχειρηματικής μεταγραφής δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί.Δεδομένου ότι το αντίγραφο θα περιλαμβάνει πλήρεις λεπτομέρειες σχετικά με το ποιος είπε τι σε μια συνάντηση, οι λεπτομέρειες μπορεί συχνά να είναι πολύ χρήσιμες για την καθιέρωση πλαισίου για δηλώσεις που έγιναν.Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν χρησιμοποιείτε το αντίγραφο προκειμένου να διευθετηθούν τα ζητήματα που επηρεάζουν τη λειτουργία της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων τυχόν νομικών ζητημάτων που μπορεί να προκύψουν κάποια στιγμή μετά τη συνάντηση.