Phiên âm kinh doanh là gì?

Phiên âm kinh doanh là một tài liệu cung cấp một hồ sơ vĩnh viễn về những gì đã xảy ra trong một cuộc họp kinh doanh thuộc loại.Nhiều công ty yêu cầu loại phiên âm này cho một loạt các cuộc họp, bao gồm các cuộc họp quan hệ nhà đầu tư hoặc thu nhập hoặc như một hồ sơ của các sự kiện trong các cuộc họp của hội đồng quản trị hoặc giám đốc.Điều đặt ra một phiên âm kinh doanh từ các hình thức hồ sơ vĩnh viễn khác là chi tiết thường ở dạng đọc kinh nguyên văn về những gì đã nói trong cuộc họp, so với việc giữ vài phút ngưng tụ và về cơ bản tóm tắt các sự kiện.Việc sử dụng phiên âm kinh doanh được tìm thấy với các cuộc họp được tổ chức trong một loạt các môi trường.Chúng bao gồm các cuộc họp trực tiếp tại các địa điểm thực tế, cũng như các cuộc họp được tổ chức bằng phương tiện từ xa hoặc thậm chí là một hội nghị dựa trên web.Trong nhiều thập kỷ qua, những người phiên âm được đào tạo để sử dụng tốc ký thường sẽ chuẩn bị một bản sao bằng văn bản của các sự kiện xảy ra trong cuộc họp, sau đó sử dụng các ghi chú tốc ký để chuẩn bị phiên âm đầy đủ sau đó.Gần đây, cách tiếp cận yêu cầu ghi âm âm thanh của sự kiện và sau đó sử dụng bản ghi đó để chuẩn bị phiên âm kinh doanh được đánh máy..Ví dụ, một người quản lý bán hàng quốc gia hoặc khu vực có thể chọn đặt bảng điểm cho các hội nghị hàng tuần hoặc hàng tháng được thực hiện với các nhân viên bán hàng khác trong tổ chức.Theo cách tương tự, việc chuẩn bị một giao dịch kinh doanh cho các cuộc họp được tổ chức bởi các thành viên của ủy ban dự án cũng có thể giúp tạo ra một hồ sơ vĩnh viễn về những gì đã được thảo luận trong cuộc họp và trong bối cảnh nào.Trong khi nhiều công ty quản lý quy trình sao chép kinh doanh trong nội bộ, cũng có thể sử dụng các dịch vụ phiên âm độc lập để quản lý quy trình.Nhiều công ty viễn thông cung cấp các sản phẩm hội nghị dựa trên âm thanh và web cũng cung cấp loại dịch vụ này.Một tài liệu bằng văn bản được chuẩn bị từ bản ghi âm của cuộc họp, sau đó được chuyển tiếp đến một liên hệ chính trong tổ chức khách hàng.Hầu hết các nhà cung cấp sẽ gửi phiên âm theo một trong nhiều cách khác nhau, dựa trên nhu cầu của khách hàng.Việc gửi có thể ở dạng một tài liệu điện tử được đính kèm với email, một tài liệu được đăng trên một trang web an toàn để truy xuất bởi các cá nhân có ủy quyền chính xác, hoặc thậm chí chuẩn bị và chuyển tiếp một CD-R có chứa tệp điện tử.Tầm quan trọng của phiên âm kinh doanh không thể được cường điệu hóa.Vì bảng điểm sẽ bao gồm các chi tiết đầy đủ về người nói những gì trong một cuộc họp, chi tiết thường có thể rất hữu ích trong việc thiết lập bối cảnh cho các tuyên bố được thực hiện.Điều này có thể đặc biệt quan trọng khi sử dụng bảng điểm để giải quyết các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm bất kỳ vấn đề pháp lý nào có thể phát sinh tại một số điểm sau cuộc họp diễn ra.