Τι είναι η διοίκηση του εκτελεστικού γραφείου;

Ένα εκτελεστικό είναι γενικά κάποιος που κατέχει θέση υψηλότερου επιπέδου σε μια εταιρεία, όπως διευθυντής ή βοηθός διευθυντή.Η διοίκηση τείνει στις ανάγκες αυτού του ατόμου και οι ανάγκες που πρέπει να ανταποκριθεί η εκτελεστική εξουσία για να κάνει τη δουλειά του σωστά.Συνήθως, η διοίκηση του εκτελεστικού γραφείου μεταφράζεται στη φροντίδα των αναγκών του γραφείου και σε ορισμένες προσωπικές ανάγκες ενός υπαλλήλου υψηλού επιπέδου, ώστε να μπορεί να εκτελέσει με επιτυχία την εργασία.Αυτή η τάση θα μπορούσε να περιλαμβάνει πολλά διαφορετικά πράγματα.

Όταν οι άνθρωποι εξετάζουν τα προγράμματα κατάρτισης της διοίκησης των εκτελεστικών γραφείων, συχνά τους λένε ότι θα τους προετοιμάσουν για να διαχειριστούν μικρά γραφεία ή να λάβουν θέσεις χαμηλότερου επιπέδου όπως γραμματέας ή διοικητικός βοηθός.Το ποσό του προσωπικού σε ένα γραφείο θα μπορούσε να υπαγορεύσει τη θέση και τις ευθύνες και μερικοί άνθρωποι διαχειρίζονται ένα ολόκληρο γραφείο με τίτλο όπως ο εκτελεστικός γραμματέας.Η διοίκηση δεν μεταφράζεται απαραιτήτως στη διαχείριση ενός γραφείου, το οποίο αποτελεί σημαντική διάκριση που πρέπει να γίνει όταν οι άνθρωποι επιλέγουν καριέρα.Οι θέσεις εργασίας που ενδέχεται να αναληφθούν ή να εκπληρωθούν καθημερινά περιλαμβάνουν την απάντηση τηλεφώνων, τη λήψη μηνυμάτων και τη λήψη ραντεβού.Οποιοσδήποτε εργαζόμενος στο γραφείο μπορεί να χρησιμοποιήσει στενογραφία για να καταγράψει τα υπαγορεύματα γράμματα και στη συνέχεια να πληκτρολογήσει αυτά, να τα διορθώσει, να πάρει μια υπογραφή και να τα στείλετε.Τα περισσότερα γραφεία πρέπει επίσης να τηρούν αρχεία των δραστηριοτήτων τους και οι διοικητικοί βοηθοί ή οι γραμματείς ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για τη διατήρηση ενός συστήματος αρχείων, την κατάθεση όλων των αρχείων και την απομάκρυνση των απαιτούμενων αρχείων, όπως απαιτούνται.Περισσότερα, και η Διοίκηση του Εκτελεστικού Γραφείου είναι πιθανό να χρησιμοποιήσει διάφορα προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών για να διατηρήσει ορισμένα αρχεία.Ομοίως, ενώ στο παρελθόν απαντώντας τηλέφωνα και επιστολές γραφής μπορεί να ήταν η πιο κοινή πηγή επικοινωνίας, ένα άτομο που εργάζεται στη Διοίκηση Εκτελεστικών Γραφείων σήμερα μπορεί να μηνύματα, να τιτίβισμα ή να ηλεκτρονικά επικοινωνίες σε άτομα μέσα ή έξω από το γραφείο.Είναι ακόμα πιθανό ότι οι άνθρωποι που ανήκουν στην ομάδα διαχείρισης του εκτελεστικού γραφείου μπορεί να έχουν κάποια άμεση επαφή με το κοινό ή με άλλους στην επιχείρηση που σταματούν από το γραφείο για συναντήσεις ή να μιλήσουν με την εκτελεστική εξουσία και ορισμένοι υπάλληλοι μπορεί να χρειαστεί να εκτελούν παρεμβολέςγια το παρόν εκτελεστικό εάν δεν είναι διαθέσιμος για επισκέψεις ή μεγάλες συναντήσεις.

Μέρος αυτής της διοίκησης βλέπει τις ανάγκες της εκτελεστικής εξουσίας.Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τη διατήρηση των ημερολογίων για αυτόν, τη δημιουργία ή την ακύρωση των ραντεβού και τον προγραμματισμό των μεταφορικών και ταξιδιωτικών σχεδίων όπως απαιτείται.Οι εργασίες θα μπορούσαν επίσης να περιλαμβάνουν πιο προσωπικά καθήκοντα, όπως η επικοινωνία με ημερομηνίες και οι ώρες με την οικογένεια της εκτελεστικής εξουσίας ή η παραλαβή πράγματα όπως ο στεγνός καθαρισμός.

Στην κορυφή της διοίκησης του εκτελεστικού γραφείου είναι η διοίκηση, και αυτοί οι υπάλληλοι μπορούν να συμμετέχουν σε όλες τις προαναφερθείσες δραστηριότητες, ενώ παράλληλα διαχειρίζονται το γραφείο και τους υπαλλήλους.Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει ότι ενεργούν ως επόπτες, έχουν την εξουσία να προσλαμβάνουν, να πυροβολούν ή να πειθαρχούν και πραγματοποιούν συναντήσεις ή άλλες επικοινωνίες με τους υπαλλήλους για να διατηρήσουν το γραφείο να λειτουργεί ομαλά.Για όλα τα επίπεδα των εργαζομένων σε αυτά τα γραφεία, ο στόχος είναι να εργάζονται επαγγελματικά και αποτελεσματικά για να υποστηρίξουν το έργο της εκτελεστικής εξουσίας.Σαφώς, ο τύπος εργασίας μπορεί να ποικίλει ανάλογα με τον τίτλο και τον τύπο της εταιρείας κάθε εκτελεστικής εταιρείας για τον οποίο απασχολούνται οι εργαζόμενοι στο γραφείο και η εκτελεστική εξουσία.