Apa itu Administrasi Kantor Eksekutif?

Seorang eksekutif umumnya adalah seseorang yang memegang posisi tingkat lebih tinggi di perusahaan, seperti manajer atau asisten manajer.Administrasi merawat kebutuhan orang itu dan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh eksekutif untuk melakukan pekerjaannya dengan benar.Biasanya, administrasi kantor eksekutif diterjemahkan untuk mengurus kebutuhan kantor dan beberapa kebutuhan pribadi karyawan tingkat tinggi sehingga ia dapat berhasil melaksanakan pekerjaan.Tender semacam itu dapat melibatkan banyak hal yang berbeda.

Ketika orang melihat program pelatihan administrasi kantor eksekutif, mereka sering diberitahu ini akan mempersiapkan mereka untuk mengelola kantor kecil atau untuk mengambil posisi tingkat rendah seperti sekretaris atau asisten administrasi.Jumlah staf di kantor dapat menentukan posisi dan tanggung jawab, dan beberapa orang menjalankan seluruh kantor dengan gelar seperti sekretaris eksekutif.Administrasi tidak perlu diterjemahkan ke manajemen kantor, yang merupakan perbedaan penting untuk dibuat ketika orang memilih karier.

Pada dasarnya, setiap staf pendukung di kantor eksekutif melakukan semacam administrasi kantor eksekutif.Pekerjaan yang mungkin dilakukan atau dipenuhi setiap hari termasuk menjawab telepon, mengambil pesan dan membuat janji.Setiap pekerja di kantor mungkin menggunakan singkatan untuk merekam huruf yang ditentukan dan kemudian mengetiknya, mengoreksi mereka, mendapatkan tanda tangan dan mengirimnya.Sebagian besar kantor juga harus menyimpan catatan kegiatan mereka, dan asisten administrasi atau sekretaris mungkin bertugas memelihara sistem file, mengajukan semua catatan dan mengeluarkan file yang diperlukan, karena diperlukan.

pengarsipan tidak harus di atas kertas apapunLebih banyak, dan administrasi kantor eksekutif cenderung menggunakan beberapa program komputer bisnis untuk memelihara catatan tertentu.Demikian pula, sementara di masa lalu menjawab telepon dan menulis surat mungkin merupakan sumber komunikasi yang paling umum, seseorang yang bekerja di administrasi kantor eksekutif hari ini mungkin mengirim pesan teks, tweet atau komunikasi email kepada orang -orang di dalam atau di luar kantor.Masih kemungkinan bahwa orang -orang yang merupakan bagian dari tim administrasi kantor eksekutif mungkin memiliki beberapa kontak langsung dengan publik atau dengan orang lain dalam bisnis yang mampir ke kantor untuk pertemuan atau berbicara dengan eksekutif, dan beberapa karyawan mungkin perlu menjalankan campur tanganuntuk eksekutif itu jika dia tidak tersedia untuk kunjungan atau rapat panjang.

Bagian dari administrasi ini adalah melihat kebutuhan eksekutif.Ini dapat mencakup memelihara kalender untuknya, membuat atau membatalkan janji temu, dan menjadwalkan transportasi dan rencana perjalanan sesuai kebutuhan.Pekerjaan juga dapat melibatkan lebih banyak tugas pribadi seperti berkomunikasi tanggal dan waktu dengan keluarga eksekutif atau mengambil hal -hal seperti dry cleaning.

Pada putaran teratas Administrasi Kantor Eksekutif adalah manajemen, dan karyawan ini dapat berpartisipasi dalam semua kegiatan yang terdaftar di atas, sementara juga mengelola kantor dan karyawan apa pun.Ini bisa berarti mereka bertindak sebagai pengawas, memiliki kekuatan untuk mempekerjakan, memecat atau disiplin, dan mereka mengadakan pertemuan atau komunikasi lain dengan karyawan untuk menjaga kantor tetap berjalan lancar.Untuk semua tingkatan karyawan di kantor -kantor ini, tujuannya adalah untuk bekerja secara profesional dan efisien untuk mendukung pekerjaan eksekutif.Jelas, jenis pekerjaan dapat bervariasi dengan judul dan jenis perusahaan eksekutif yang dipekerjakan oleh pekerja kantor dan eksekutif.