Τι είναι η διαχείριση της διαδικασίας;

Η διαχείριση της διαδικασίας είναι μια σειρά τεχνικών, δεξιοτήτων, εργαλείων και μεθόδων που χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο και τη διαχείριση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας μέσα σε ένα μεγάλο σύστημα ή έναν οργανισμό.Ο όρος χρησιμοποιείται συχνότερα στις επιχειρηματικές ανάλυσης, τις μελέτες παραγωγικότητας και τη μηχανική των συστημάτων.Ο σκοπός της διαχείρισης των διαδικασιών είναι να εντοπιστούν και να τεκμηριώσουν σαφώς όλα τα βήματα και τις ενέργειες που αναλαμβάνονται για την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας ή της ροής εργασίας.

Αυτός ο τύπος εργασίας απαιτεί μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια, τις άριστες γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας, τις δεξιότητες ανάλυσης και την ικανότητα να ανταποκρίνονται αντικειμενικά τις απαιτήσεις του έργου.Η διαχείριση των διαδικασιών περιλαμβάνει την τεκμηρίωση της τρέχουσας διαδικασίας, την αξιολόγηση του χρόνου και του επιπέδου προσπάθειας, καθώς και την ανάλυση της αποτελεσματικότητας, των σημείων συμφόρησης και του συνολικού κόστους της διαδικασίας.Οι ασκήσεις στην ανασυγκρότηση ή τη διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών αρχίζουν συχνά με τη διαχείριση και την ανάλυση των διαδικασιών.

Αυτά τα τρία στοιχεία παραμένουν τα ίδια, ανεξάρτητα από τη βιομηχανία ή τον τομέα.Αξίζει να σημειωθεί ότι η αυστηρή τήρηση μιας επίσημης διαδικασίας διαχείρισης διαδικασιών είναι μια μέθοδος συγκράτησης του κόστους που αναγνωρίζεται.Με μια πλήρη και προσεκτική ανασκόπηση όλων των βημάτων μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, είναι δυνατό να εξοικονομήσετε σημαντικά χρήματα και πόρους σε ολόκληρο τον οργανισμό.Σε πολλές περιπτώσεις, κάθε μεμονωμένη μονάδα αγνοεί αυτές τις αναποτελεσματικότητες, καθώς είναι μικρές και ασήμαντες.Ωστόσο, σε ολόκληρο τον οργανισμό, μπορούν να οδηγήσουν σε σημαντική μείωση του κόστους και αυξημένη αποτελεσματικότητα.

Στην τυποποιημένη διαδικασία διαχείρισης διαδικασιών, το πρώτο βήμα είναι η ανασκόπηση της υπάρχουσας διαδικασίας.Αυτό περιλαμβάνει συνήθως την ανάγνωση του εγχειριδίου λειτουργιών, την ομιλία με το προσωπικό και την παρατήρηση των δραστηριοτήτων.Δεν είναι ασυνήθιστο η πραγματική διαδικασία να ποικίλλει από τα γραπτά βήματα.Αυτό οφείλεται συχνά σε εγχειρίδια ξεπερασμένα, ή αποτυχία του εγχειριδίου να καταγράφει πραγματικά όλα τα βήματα και τις επιπτώσεις τους.

Η παρατήρηση του προσωπικού είναι ένας τρόπος για να προσδιοριστεί ο χρόνος που απαιτείται για κάθε βήμα σε μια διαδικασία.Ένας άλλος τρόπος είναι να μετρήσετε απλώς το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας ολόκληρης διαδικασίας και να καθοριστεί ο μέσος χρόνος για κάθε βήμα.Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος είναι να περάσετε πραγματικά ένα σύντομο χρονικό διάστημα σε κάθε ρόλο.

Η εργασία σε μια θέση, ειδικά σε ένα περιβάλλον παραγωγής ή παραγωγής, υπογραμμίζει γρήγορα τα ζητήματα, τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες της τρέχουσας διαδικασίας.Παρέχει επίσης μια ευκαιρία για το προσωπικό να δει μια δέσμευση να κατανοήσει πραγματικά τη διαδικασία και μπορεί να δημιουργήσει περισσότερες συζητήσεις.Μιλήστε με το προσωπικό και τους επόπτες για να κατανοήσετε πραγματικά τις ιδέες τους και να δείτε πού μπορούν να γίνουν βελτιώσεις.