Quản lý quy trình là gì?

Quản lý quy trình là một loạt các kỹ thuật, kỹ năng, công cụ và phương pháp được sử dụng để kiểm soát và quản lý một quy trình kinh doanh trong một hệ thống hoặc tổ chức lớn.Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến nhất trong phân tích kinh doanh, nghiên cứu năng suất và kỹ thuật hệ thống.Mục đích của quản lý quy trình là xác định rõ ràng và ghi lại tất cả các bước và hành động được thực hiện để hoàn thành quy trình hoặc luồng công việc.Loại công việc này đòi hỏi một sự chú ý lớn đến chi tiết, kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tuyệt vời, kỹ năng phân tích và khả năng đáp ứng khách quan các yêu cầu của dự án.Quản lý quy trình liên quan đến việc ghi lại quy trình hiện tại, đánh giá thời gian và mức độ nỗ lực, cũng như phân tích hiệu quả, tắc nghẽn và chi phí quy trình tổng thể.Các bài tập trong việc tái thiết kế hoặc quản lý quy trình kinh doanh thường bắt đầu với quản lý và phân tích quy trình. Ba mục này vẫn giữ nguyên, bất kể ngành công nghiệp hay ngành.Điều đáng chú ý là việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình quản lý quy trình chính thức là một phương pháp ngăn chặn chi phí được thừa nhận.Bằng cách đánh giá đầy đủ và chu đáo về tất cả các bước của một quy trình kinh doanh, có thể tiết kiệm tiền và tài nguyên đáng kể trong toàn tổ chức.Trong nhiều trường hợp, mỗi đơn vị riêng lẻ bỏ qua những sự thiếu hiệu quả này, vì chúng nhỏ và không quan trọng.Tuy nhiên, trên toàn bộ tổ chức, họ có thể dẫn đến giảm chi phí đáng kể và tăng hiệu quả.Trong quy trình quản lý quy trình tiêu chuẩn, bước đầu tiên là xem xét quy trình hiện có.Điều này thường bao gồm đọc hướng dẫn hoạt động, nói chuyện với nhân viên và các hoạt động quan sát.Không có gì lạ khi quá trình thực tế thay đổi từ các bước viết.Điều này thường là do hướng dẫn sử dụng lỗi thời, hoặc thất bại của hướng dẫn sử dụng để thực sự nắm bắt tất cả các bước và ý nghĩa của chúng.Nhân viên quan sát là một cách để xác định thời gian cần thiết cho mỗi bước trong một quy trình.Một cách khác là chỉ cần đo thời gian cần thiết để hoàn thành toàn bộ quy trình và xác định thời gian trung bình cho mỗi bước.Cách hiệu quả nhất là thực sự dành một khoảng thời gian ngắn trong mỗi vai trò.Làm việc ở một vị trí, đặc biệt là trong môi trường sản xuất hoặc sản xuất, nhanh chóng làm nổi bật các vấn đề, điểm mạnh và điểm yếu của quy trình hiện tại.Nó cũng cung cấp một cơ hội cho nhân viên để thấy một cam kết thực sự hiểu quá trình và có thể tạo ra nhiều cuộc thảo luận hơn.Nói chuyện với các nhân viên và giám sát viên để thực sự hiểu ý tưởng của họ và xem nơi có thể cải thiện.