Mi az a folyamatkezelés?

A folyamatkezelés olyan technikák, készségek, eszközök és módszerek sorozata, amelyeket egy üzleti folyamat ellenőrzésére és kezelésére használnak egy nagy rendszeren vagy szervezeten belül.A kifejezést leggyakrabban az üzleti elemzésben, a termelékenységi tanulmányokban és a rendszerfejlesztésben használják.A folyamatkezelés célja az, hogy egyértelműen azonosítsa és dokumentálja a folyamat vagy a munkafolyamat befejezéséhez szükséges lépéseket és intézkedéseket.

Az ilyen típusú munka nagy figyelmet igényel a részletekre, a kiváló írásbeli kommunikációs készségekre, az elemzési készségekre és a projekt követelményeinek objektív teljesítésére.A folyamatkezelés magában foglalja a jelenlegi folyamat dokumentálását, az idő és az erőfeszítések szintjének értékelését, valamint a hatékonyság, a szűk keresztmetszetek és az általános folyamatköltségek elemzését.Az újratervezés vagy az üzleti folyamatok kezelésének gyakorlatai gyakran a folyamatkezeléssel és elemzéssel kezdődnek.

Ez a három elem változatlan marad, függetlenül az iparágra vagy az ágazatra.Érdemes megjegyezni, hogy a hivatalos folyamatkezelési folyamat szigorú betartása egy elismert költségszabályozási módszer.Az üzleti folyamat összes lépésének teljes és átgondolt áttekintésével jelentős pénzt és erőforrásokat lehet megtakarítani a szervezet egész területén.Sok esetben minden egyes egység figyelmen kívül hagyja ezeket a hatékonyságot, mivel kicsik és következményesek.Az egész szervezetben azonban jelentős költségcsökkentést és fokozott hatékonyságot eredményezhetnek.

A szokásos folyamatkezelési folyamatban az első lépés a meglévő folyamat áttekintése.Ez általában magában foglalja a műveleti kézikönyv olvasását, a személyzettel való beszédet és a tevékenységek megfigyelését.Nem ritka, hogy a tényleges folyamat az írásbeli lépésektől függ.Ez gyakran az elavult kézikönyvek vagy a kézikönyv kudarcának köszönhető, hogy valóban rögzítsék az összes lépést és azok következményeit.

A személyzet megfigyelése az egyik módja annak, hogy meghatározzuk a folyamat minden lépéséhez szükséges időt.Egy másik módszer az, hogy egyszerűen megmérjük a teljes folyamat befejezéséhez szükséges időt és meghatározzuk az egyes lépések átlagos idejét.A leghatékonyabb módszer az, ha ténylegesen rövid ideig töltenek minden szerepet.

Az olyan helyzetben végzett munka, különösen a termelési vagy gyártási környezetben, gyorsan kiemeli a jelenlegi folyamat problémáit, erősségeit és gyengeségeit.Ezenkívül lehetőséget ad a személyzetnek arra is, hogy elkötelezettséget vállaljon a folyamat valóban megértése iránt, és további vitákat generálhat.Beszéljen a személyzettel és a felügyelőkkel, hogy valóban megértsék ötleteiket, és nézze meg, hol lehet javítani.