Τι είναι η εξόρυξη διαδικασιών;

Η εξόρυξη διαδικασίας είναι μια τεχνική στην οποία οι επιχειρηματικές διαδικασίες εξάγονται από τα αρχεία καταγραφής συμβάντων του συστήματος πληροφοριών και αναλύονται.Πρόκειται για μια πρακτική διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών που χρησιμοποιείται για την ανακάλυψη νέων διαδικασιών, τη σύγκριση της υπάρχουσας διαδικασίας με το μοντέλο ροής εργασίας και τη βελτίωση της διαδικασίας.Η εξόρυξη δεδομένων των αρχείων καταγραφής συμβάντων μπορεί να αποφέρει πολύτιμες πληροφορίες που δεν μπορούν να ληφθούν μέσω άλλων μεθόδων.

Υπάρχουν τρεις κατηγορίες εξόρυξης διαδικασιών.Το πρώτο είναι το μοντέλο ανακάλυψης, το οποίο ονομάζεται έτσι επειδή περιλαμβάνει την ανακάλυψη προηγουμένως άγνωστων ή χωρίς χαρτιά διαδικασίες.Αυτός ο τύπος εξόρυξης δεδομένων διεξάγεται όταν δεν υπάρχει υπάρχον μοντέλο για τη ροή εργασίας ή όταν είναι γνωστό ότι η υπάρχουσα τεκμηρίωση είναι ελαττωματική.Τα αρχεία καταγραφής συμβάντων εξορύσσονται στη συνέχεια για πληροφορίες, οι οποίες αναλύονται για να μπορούν να αναδημιουργήσουν τη διαδικασία.Στη συνέχεια δημιουργείται τεκμηρίωση για τη διαδικασία, με βάση τα δεδομένα που εξάγονται από τα αρχεία καταγραφής συμβάντων.

Ο δεύτερος τύπος εξόρυξης διαδικασιών είναι το μοντέλο συμμόρφωσης.Το όνομα προέρχεται από το σκοπό του να ελέγχει εάν η συνεχιζόμενη ροή εργασίας συμμορφώνεται με τη προγραμματισμένη διαδικασία.Τα αρχεία καταγραφής συμβάντων είναι δεδομένα που εξορύσσονται προκειμένου να εντοπιστούν οι διαφορές μεταξύ της υπάρχουσας διαδικασίας και του μοντέλου.

Μόλις εντοπιστούν τέτοιες διαφορές, αναλύονται για να δουν αν βελτιώνουν τη διαδικασία.Εάν οι αλλαγές αυτές αποδειχθούν ευεργετικές για τη διαδικασία, το μοντέλο αναθεωρείται στη συνέχεια για να συμπεριλάβει αυτές τις αποκλίσεις.Οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε σημεία ελέγχου διεργασιών εξετάζονται ως προς τις διαθέσιμες πληροφορίες σε κάθε σημείο και τα δεδομένα που επηρεάζουν τέτοιες αποφάσεις.Εάν τέτοιες αλλαγές είναι μειονεκτικές, οι αλλαγές μπορούν στη συνέχεια να γίνουν στην υπάρχουσα διαδικασία για να μπορέσουν να συμμορφωθούν πιο εύκολα στο μοντέλο.

Η τρίτη κατηγορία εξόρυξης διαδικασιών είναι το μοντέλο επέκτασης.Αυτός ο τύπος εξόρυξης δεδομένων επιδιώκει να επεκτείνει ένα υπάρχον μοντέλο με βελτίωση.Τα δεδομένα από τα αρχεία καταγραφής συμβάντων αναλύονται για πιθανούς τομείς βελτίωσης στη δομή του μοντέλου.Τα σημεία συμφόρησης, για παράδειγμα, μπορούν να ελεγχθούν για πιθανές εναλλακτικές διαδρομές στη ροή εργασίας.

Η εξόρυξη επεξεργασίας δεν είναι χωρίς δυσκολίες.Ορισμένες εργασίες είναι πάντοτε κρυμμένες από τα αρχεία καταγραφής συμβάντων και δεν μπορούν να εξορύσσονται δεδομένα.Αυτά μπορεί να ανακατασκευαστούν με προσεκτική ανάλυση των ορατών εργασιών, αλλά όχι πάντα.Τα συμπεράσματα που βασίζονται αποκλειστικά στις πληροφορίες που τραβήχτηκαν από τα αρχεία καταγραφής συμβάντων ενδέχεται να είναι αμφισβητήσιμη ποιότητα.

Διπλασιάστε εργασίες στο αρχείο καταγραφής εκδηλώσεων δημιουργούν επίσης θέματα, καθώς μπορεί να υπάρχουν ποικίλες δραστηριότητες υπό την ίδια κατηγορία ή όνομα.Μπορεί λοιπόν να είναι δύσκολο να διακρίνουμε τα καθήκοντα του ίδιου ονόματος μεταξύ τους, παρά το γεγονός ότι έχουν διαφορετικές λειτουργίες.Άλλα προβλήματα περιλαμβάνουν επαρκή δεδομένα σχετικά με τη λήψη αποφάσεων, την ενσωμάτωση του χρόνου στο μοντέλο, τις διαφορετικές προοπτικές, τα λανθασμένα καταγεγραμμένα δεδομένα και τις απλώς ανεπαρκείς πληροφορίες.Η εξόρυξη της διαδικασίας πρέπει να μετριάζεται με εμπειρία και καλή κρίση για να ξεπεραστεί τέτοια ζητήματα κατά την εφαρμογή αυτής της τεχνικής.