Τι είναι η πολιτική προμηθειών;

Μια πολιτική προμηθειών είναι απλώς οι κανόνες και οι κανονισμοί που τίθενται σε εφαρμογή για να διέπουν τη διαδικασία απόκτησης αγαθών και υπηρεσιών που απαιτούνται από έναν οργανισμό για να λειτουργήσει αποτελεσματικά.Η ακριβής διαδικασία θα επιδιώξει να ελαχιστοποιήσει τα έξοδα που σχετίζονται με την αγορά αυτών των αγαθών και των υπηρεσιών χρησιμοποιώντας στρατηγικές όπως η αγορά όγκου, η δημιουργία ενός συνόλου ρόλων των πωλητών και η καθιέρωση πρωτοκόλλων αναδιάταξης που βοηθούν στη διατήρηση των αποθεμάτων χαμηλά χωρίς να θέτουν σε κίνδυνο τη λειτουργία τουλειτουργία.Τόσο οι μικρές όσο και οι μεγάλες εταιρείες καθώς και οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί χρησιμοποιούν συνήθως κάποιο είδος πολιτικής για τις προμήθειες.

Δεν υπάρχει κανένας σωστός τρόπος για να δημιουργηθεί μια πολιτική προμηθειών.Παράγοντες όπως το μέγεθος της επιχείρησης, η διαθεσιμότητα των πωλητών για την προμήθεια των απαραίτητων αγαθών και των υπηρεσιών και η ταμειακή ροή και η πίστωση της εταιρείας θα επηρεάσουν συχνά την προσέγγιση των προμηθειών αγορών.Το μέγεθος της εταιρείας είναι επίσης πιθανό να κάνει τη διαφορά στο σχηματισμό πολιτικής προμηθειών, καθώς μια μικρή εταιρεία μπορεί να μην είναι σε θέση να διοικεί τις εκπτώσεις αγοράς όγκου που μια μεγάλη εταιρεία μπορεί να διαχειριστεί με σχετική ευκολία.

με τον ίδιο τρόπο, οι περιστάσεις και οι οικονομικοί στόχοι της επιχείρησης ή της οντότητας επηρεάζουν την επιλογή των συστημάτων προμηθειών.Ορισμένα συστήματα είναι απλές χειροκίνητες διαδικασίες που χρησιμοποιούν παλαιότερες μεθόδους, όπως ένα σύστημα κάρτας flip για την παρακολούθηση των αγορών, την έκδοση αντικειμένων σε διάφορα τμήματα και την εκτέλεση του αποθέματος που χρησιμοποιείται για τον προγραμματισμό μελλοντικών αγορών.Σήμερα, τα ηλεκτρονικά συστήματα καθιστούν δυνατή την αυτόματη παρακολούθηση όλων αυτών των λειτουργιών, περιλαμβάνουν αυτόματα δημιουργίες απαιτήσεων και παραγγελίες αγοράς όταν τα επίπεδα ενός συγκεκριμένου στοιχείου απογραφής είναι κάτω σε ένα ορισμένο επίπεδο.

Η ηλεκτρονική προμήθεια είναι ένας κοινός τρόπος τοποθέτησης και παρακολούθησης παραγγελιών σήμερα.Οι προμηθευτές δημιουργούν συνδέσεις δικτύου με πελάτες που καθιστούν δυνατή τη συμμετοχή σε οποιαδήποτε προγράμματα προμηθειών που χρησιμοποιούνται από τον πελάτη και θέτουν αυτόματα παραγγελίες, χρησιμοποιώντας το Διαδίκτυο για τη δημιουργία της σύνδεσης.Τα προγράμματα αυτού του τύπου καθιστούν επίσης δυνατή την γρήγορη παρακολούθηση της εκπλήρωσης της παραγγελίας, των ημερομηνιών παράδοσης και ακόμη και της αναθεώρησης τυχόν συμβάσεων προμηθειών που ισχύουν επί του παρόντος.

Εάν η πολιτική των προμηθειών συνεπάγεται τη δημιουργία διαδικασιών προμήθειας κατασκευής ή διέπει τις αγορές που πραγματοποιούνται από έναν κατασκευαστή ή ένα φιλανθρωπικό ίδρυμα, μια σταθερή πολιτική θα ωφελήσει τον οργανισμό διατηρώντας το κόστος στη γραμμή και καθορίζοντας με σαφήνεια τον τρόπο με τον οποίο θα γίνουν αγορές.Καθώς οι ανάγκες της αλλαγής οντότητας, υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι η πολιτική προμηθειών θα προσαρμοστεί για να ανταποκριθεί στις νέες αυτές συνθήκες.Αυτό είναι απαραίτητο για να διασφαλιστεί ότι η πολιτική συνεχίζει να λειτουργεί προς το συμφέρον της εταιρείας ή μη κερδοσκοπικού οργανισμού και να διατηρεί την διαδικασία απόκτησης απλή και κανονική.