Chính sách mua sắm là gì?

Một chính sách mua sắm chỉ đơn giản là các quy tắc và quy định được đặt ra để chi phối quá trình có được hàng hóa và dịch vụ cần thiết bởi một tổ chức để hoạt động hiệu quả.Quá trình chính xác sẽ tìm cách giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc mua các hàng hóa và dịch vụ đó bằng cách sử dụng các chiến lược như mua khối lượng, việc thiết lập một danh sách các nhà cung cấp và thiết lập các giao thức sắp xếp lại giúp giữ hàng tồn kho thấp mà không gây nguy hiểm cho chức năng củahoạt động.Cả các công ty nhỏ và lớn cũng như các tổ chức phi lợi nhuận thường xuyên sử dụng một số loại chính sách mua sắm.Không có một cách đúng đắn để thiết lập chính sách mua sắm.Các yếu tố như quy mô của doanh nghiệp, sự sẵn có của các nhà cung cấp để cung cấp hàng hóa và dịch vụ cần thiết, và dòng tiền và tín dụng của công ty thường sẽ ảnh hưởng đến phương pháp mua sắm mua hàng.Quy mô của công ty cũng có khả năng tạo ra sự khác biệt trong việc hình thành chính sách mua sắm, trong đó một công ty nhỏ có thể không thể ra lệnh giảm giá khối lượng mà một công ty lớn có thể quản lý một cách dễ dàng.Theo cách tương tự, hoàn cảnh và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp hoặc thực thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn các hệ thống mua sắm.Một số hệ thống là các quy trình thủ công đơn giản sử dụng các phương thức cũ như hệ thống thẻ lật để theo dõi việc mua hàng, phát hành các mặt hàng cho các bộ phận khác nhau và kiểm tra hàng tồn kho được sử dụng để lập kế hoạch mua hàng trong tương lai.Ngày nay, các hệ thống điện tử cho phép tự động theo dõi tất cả các chức năng này, bao gồm tự động tạo yêu cầu và mua hàng khi mức của một mặt hàng hàng tồn kho nhất định xuống một mức nhất định.Mua sắm điện tử là một cách phổ biến để đặt hàng và theo dõi các đơn đặt hàng ngày hôm nay.Các nhà cung cấp thiết lập các kết nối mạng với các máy khách giúp có thể xen kẽ với bất kỳ chương trình mua sắm nào được sử dụng bởi khách hàng và tự động đặt hàng, sử dụng Internet để thiết lập kết nối.Các chương trình thuộc loại này cũng có thể nhanh chóng theo dõi thực hiện đơn đặt hàng, ngày giao hàng và thậm chí xem xét bất kỳ hợp đồng mua sắm nào hiện đang được thực hiện.

Cho dù chính sách mua sắm có liên quan đến việc thành lập các quy trình mua sắm xây dựng hay điều hành các giao dịch mua hàng được thực hiện bởi nhà sản xuất hoặc tổ chức từ thiện, chính sách vững chắc sẽ có lợi cho tổ chức bằng cách giữ chi phí phù hợp và xác định rõ ràng cách mua hàng.Khi nhu cầu của thực thể thay đổi, có rất nhiều khả năng chính sách mua sắm sẽ được điều chỉnh để đáp ứng các trường hợp mới đó.Điều này là cần thiết để đảm bảo chính sách tiếp tục hoạt động trong lợi ích tốt nhất của công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận và giữ cho quá trình mua lại đơn giản và có trật tự.