Apa itu kebijakan pengadaan?

Kebijakan pengadaan hanyalah peraturan dan peraturan yang ditetapkan untuk mengatur proses memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan oleh organisasi untuk berfungsi secara efisien.Proses yang tepat akan berupaya meminimalkan pengeluaran yang terkait dengan pembelian barang dan jasa tersebut dengan menggunakan strategi tersebut sebagai pembelian volume, pembentukan daftar vendor yang ditetapkan, dan membangun protokol ulang yang membantu menjaga inventaris tetap rendah tanpa membahayakan fungsi dari tersebutoperasi.Baik perusahaan kecil dan besar serta organisasi nirlaba secara rutin memanfaatkan semacam kebijakan pengadaan.

Tidak ada cara yang tepat untuk membangun kebijakan pengadaan.Faktor -faktor seperti ukuran bisnis, ketersediaan vendor untuk memasok barang dan jasa yang diperlukan, dan arus kas dan kredit perusahaan akan sering memengaruhi pendekatan pengadaan pembelian.Ukuran perusahaan juga cenderung membuat perbedaan dalam pembentukan kebijakan pengadaan, karena perusahaan kecil mungkin tidak dapat memerintahkan diskon pembelian volume yang dapat dikelola oleh perusahaan besar dengan relatif mudah.

Dengan cara yang sama, keadaan dan tujuan keuangan bisnis atau entitas mempengaruhi pemilihan sistem pengadaan.Beberapa sistem adalah proses manual sederhana yang menggunakan metode yang lebih lama seperti sistem kartu flip untuk melacak pembelian, penerbitan barang ke berbagai departemen, dan penghitungan inventaris yang digunakan untuk merencanakan pembelian di masa depan.Saat ini, sistem elektronik memungkinkan untuk secara otomatis melacak semua fungsi ini, termasuk secara otomatis menghasilkan permintaan dan pesanan pembelian ketika level item inventaris yang diberikan turun ke level tertentu.

E-procurement adalah cara umum untuk menempatkan dan melacak perintah hari ini.Vendor membuat koneksi jaringan dengan klien yang memungkinkan untuk interline dengan program pengadaan apa pun yang digunakan oleh klien dan secara otomatis memesan, menggunakan Internet untuk membuat koneksi.Program jenis ini juga memungkinkan untuk melacak pemenuhan pesanan dengan cepat, tanggal pengiriman, dan bahkan meninjau setiap kontrak pengadaan yang saat ini ada.

Apakah kebijakan pengadaan melibatkan pembentukan prosedur pengadaan konstruksi, atau mengatur pembelian yang dilakukan oleh produsen atau badan amal, kebijakan yang solid akan menguntungkan organisasi dengan menjaga biaya sejalan dan dengan jelas menentukan bagaimana pembelian akan dilakukan.Karena kebutuhan entitas berubah, ada peluang bagus bahwa kebijakan pengadaan akan disesuaikan untuk memenuhi keadaan baru tersebut.Ini diperlukan untuk memastikan kebijakan terus berfungsi untuk kepentingan terbaik perusahaan atau organisasi nirlaba dan menjaga proses akuisisi tetap sederhana dan tertib.