Τι είναι η διαχείριση αρχείων;

Η διαχείριση αρχείων (RM) είναι μια διαδικασία για τον χειρισμό αρχείων από τη στιγμή που δημιουργούνται στο σημείο που πρέπει να απορριφθούν.Οι άνθρωποι που ασκούν τη διαχείριση αρχείων έχουν συνήθως πτυχία κολλεγίων και εξειδικευμένη κατάρτιση στον τομέα αυτό, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης για συγκεκριμένους τύπους βιομηχανιών και επιχειρήσεων.Για τα μεγάλα ιδρύματα, η διαχείριση αρχείων μπορεί να είναι μια εργασία πλήρους απασχόλησης για ένα μεγάλο προσωπικό, ενώ οι μικρότεροι οργανισμοί μπορούν να βασίζονται σε έναν γραμματέα ή βοηθό γραφείου για να χειριστούν τα αρχεία τους.

Ένα καλά εφαρμοσμένο σύστημα διαχείρισης αρχείων ξεκινά από το σημείο της δημιουργίας, μεΈνα τυποποιημένο σύστημα για τη δημιουργία αρχείων που έχει σχεδιαστεί για να κάνει τα αρχεία χρήσιμα, συνεπή και εύκολη πρόσβαση.Αυτά τα πρότυπα ισχύουν για τα πάντα από τον τρόπο με τον οποίο το αρχείο διαμορφώνεται στον τρόπο με τον οποίο παρουσιάζονται οι πληροφορίες μέσα.Μόλις δημιουργηθεί, ένα αρχείο εισέρχεται σε ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων όπου καταγράφεται, παρακολουθείται και διατηρείται.

Όταν κάποιος χρειάζεται πρόσβαση σε μια εγγραφή, το σύστημα επιτρέπει την τοποθέτηση της εγγραφής.Οι καταχωρίσεις ευρετηρίου μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να επιβεβαιώσουν ότι ένα αρχείο είναι πλήρης και για να κάνει σημειώσεις για το πώς και πότε χρησιμοποιήθηκε το αρχείο.Το σύστημα μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την αξιολόγηση των αμοιβών για την πρόσβαση σε αρχεία, μια κοινή πρακτική όταν οι άνθρωποι θέλουν αντίγραφα των αρχείων τους.Καθώς περισσότερες εταιρείες έχουν μετατραπεί σε μορφή γραφείου χωρίς χαρτί, μέρος αυτής της διαδικασίας περιλάμβανε την ψηφιοποίηση φυσικών αρχείων και την καθιέρωση βάσεων δεδομένων που δίνουν στο σύστημα διαχείρισης αρχείων του γραφείου για να αναπτυχθεί.

Μια κρίσιμη πτυχή της διαχείρισης αρχείων είναι η συμμόρφωση με τα γενικά αποδεκτά πρότυπα για τοτη βιομηχανία, καθώς και το νόμο.Τα ιατρικά και νομικά αρχεία, για παράδειγμα, πρέπει να ελέγχονται για λόγους απορρήτου, ενώ τα λογιστικά αρχεία πρέπει να τηρούν τα λογιστικά πρότυπα.Οι άνθρωποι που εργάζονται και χειρίζονται τα αρχεία λαμβάνουν κατάρτιση σε αρχειακές πρακτικές, ασφάλεια και οργανισμό αρχείων, ώστε να μπορούν να εργάζονται αποτελεσματικά και αποτελεσματικά. "Τα άτομα με προχωρημένους βαθμούς σε τομείς σχετικά με τη διαχείριση αρχείων έχουν πολλές διαθέσιμες ευκαιρίες απασχόλησης.Αυτές περιλαμβάνουν τη διαχείριση εκτεταμένων αρχείων και αρχείων, συνεργασία με οργανισμούς που αναπτύσσουν πρότυπα και πρακτικές για τους κατόχους καταγραφής και βοηθούν στο σχεδιασμό του λογισμικού που χρησιμοποιούνται στη διαχείριση αρχείων.Οι ασκούμενοι που δεν διαθέτουν προχωρημένους βαθμούς μπορεί να έχουν πιο περιορισμένες ευκαιρίες απασχόλησης, ακόμη και με εκτεταμένη εμπειρία, ανάλογα με τους τύπους αρχείων που θέλουν να χειριστούν.