Apa itu manajemen catatan?

Manajemen Catatan (RM) adalah proses untuk menangani catatan dari saat mereka dibuat sampai -sampai mereka perlu dibuang.Orang yang mempraktikkan manajemen catatan biasanya memiliki gelar sarjana dan pelatihan khusus di bidang ini, termasuk pelatihan untuk jenis industri dan bisnis tertentu.Untuk lembaga besar, mengelola catatan dapat menjadi pekerjaan penuh waktu untuk staf besar, sementara organisasi yang lebih kecil dapat mengandalkan sekretaris atau asisten kantor untuk menangani catatan mereka.

Sistem manajemen catatan yang diimplementasikan dengan baik dimulai pada titik penciptaan, denganSistem standar untuk pembuatan catatan yang dirancang untuk membuat catatan bermanfaat, konsisten, dan mudah diakses.Standar -standar ini berlaku untuk segala sesuatu mulai dari bagaimana catatan diformat hingga bagaimana informasi disajikan di dalamnya.Setelah dibuat, catatan memasuki sistem manajemen catatan di mana ia dicatat, dipantau, dan dipelihara.

Ketika seseorang membutuhkan akses ke catatan, sistem memungkinkan catatan untuk ditempatkan.Entri pengindeksan dapat digunakan untuk mengkonfirmasi bahwa catatan selesai dan untuk membuat catatan tentang bagaimana dan kapan catatan digunakan.Sistem ini juga dapat digunakan untuk menilai biaya untuk mengakses catatan, praktik umum ketika orang menginginkan salinan catatan mereka.Di akhir catatan masa manfaat, itu dapat dibuang melalui pengarsipan, penghancuran, atau cara lain.

Catatan yang dikelola dapat mencakup catatan digital atau fisik dan kadang -kadang campuran keduanya.Karena semakin banyak perusahaan yang beralih ke format kantor tanpa kertas, bagian dari proses itu telah mencakup mendigitalkan catatan fisik dan membangun basis data yang memberikan ruang sistem manajemen catatan kepada kantor untuk tumbuh.

Aspek penting dari manajemen catatan adalah kepatuhan dengan standar yang diterima secara umum untuk merekaindustri, serta hukum.Catatan medis dan hukum, misalnya, harus dikontrol karena alasan privasi, sementara catatan akuntansi perlu mematuhi standar akuntansi.Orang yang bekerja dengan dan menangani catatan menerima pelatihan dalam praktik arsip, keamanan, dan catatan organisasi sehingga mereka dapat bekerja secara efektif dan efisien.

Orang -orang dengan gelar tingkat lanjut di bidang yang berkaitan dengan manajemen catatan memiliki banyak peluang kerja yang tersedia.Ini termasuk mengelola arsip dan catatan yang luas, bekerja dengan organisasi yang mengembangkan standar dan praktik untuk penjaga catatan, dan membantu dengan desain perangkat lunak yang digunakan dalam manajemen catatan.Praktisi yang tidak memiliki gelar tingkat lanjut mungkin memiliki peluang kerja yang lebih terbatas, bahkan dengan pengalaman yang luas, tergantung pada jenis catatan yang ingin mereka tangani.