Quản lý hồ sơ là gì?

Quản lý hồ sơ (RM) là một quá trình xử lý các hồ sơ từ thời điểm chúng được tạo đến điểm khi chúng cần được xử lý.Những người thực hành quản lý hồ sơ thường có bằng đại học và đào tạo chuyên ngành trong lĩnh vực này, bao gồm đào tạo cho các loại công nghiệp và doanh nghiệp cụ thể.Đối với các tổ chức lớn, quản lý hồ sơ có thể là một công việc toàn thời gian cho một nhân viên lớn, trong khi các tổ chức nhỏ hơn có thể dựa vào một thư ký hoặc trợ lý văn phòng để xử lý hồ sơ của họ.Một hệ thống tiêu chuẩn hóa để tạo hồ sơ được thiết kế để làm cho các bản ghi hữu ích, nhất quán và dễ truy cập.Các tiêu chuẩn này áp dụng cho mọi thứ từ cách bản ghi được định dạng đến cách thông tin được trình bày bên trong.Sau khi được tạo, một bản ghi nhập vào một hệ thống quản lý hồ sơ nơi nó được ghi lại, giám sát và duy trì. Khi ai đó cần truy cập vào một bản ghi, hệ thống cho phép hồ sơ được đặt.Các mục nhập chỉ mục có thể được sử dụng để xác nhận rằng một bản ghi đã hoàn tất và để ghi chú về cách thức và thời điểm bản ghi được sử dụng.Hệ thống cũng có thể được sử dụng để đánh giá các khoản phí để truy cập hồ sơ, một thông lệ phổ biến khi mọi người muốn bản sao hồ sơ của họ.Vào cuối các hồ sơ, cuộc sống hữu ích, nó có thể được xử lý thông qua lưu trữ, phá hủy hoặc các phương tiện khác.

under Quản lý có thể bao gồm các hồ sơ kỹ thuật số hoặc vật lý và đôi khi là sự pha trộn của cả hai.Khi nhiều công ty đã chuyển sang định dạng văn phòng không giấy tờ, một phần của quy trình đó đã bao gồm số hóa các hồ sơ vật lý và thiết lập cơ sở dữ liệu cung cấp cho hệ thống quản lý hồ sơ văn phòng để phát triển.công nghiệp, cũng như luật pháp.Ví dụ, hồ sơ y tế và pháp lý phải được kiểm soát vì lý do riêng tư, trong khi hồ sơ kế toán cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán.Những người làm việc cùng và xử lý các hồ sơ được đào tạo về thực tiễn lưu trữ, bảo mật và tổ chức hồ sơ để họ có thể làm việc hiệu quả và hiệu quả. Những người có bằng cấp cao trong các lĩnh vực liên quan đến quản lý hồ sơ có nhiều cơ hội việc làm có sẵn.Chúng bao gồm quản lý lưu trữ và hồ sơ rộng rãi, làm việc với các tổ chức phát triển các tiêu chuẩn và thực tiễn cho người giữ hồ sơ và hỗ trợ thiết kế phần mềm được sử dụng trong quản lý hồ sơ.Các học viên thiếu bằng cấp cao có thể có cơ hội việc làm hạn chế hơn, ngay cả với kinh nghiệm sâu rộng, tùy thuộc vào các loại hồ sơ họ muốn xử lý.