Ano ang pamamahala ng mga tala?

Ang Records Management (RM) ay isang proseso para sa paghawak ng mga talaan mula sa oras na nilikha sila hanggang sa punto kung kailan kailangan nilang itapon.Ang mga taong nagsasagawa ng pamamahala ng mga talaan ay karaniwang may mga degree sa kolehiyo at dalubhasang pagsasanay sa larangang ito, kabilang ang pagsasanay para sa mga tiyak na uri ng mga industriya at negosyo.Para sa mga malalaking institusyon, ang pamamahala ng mga talaan ay maaaring maging isang buong oras na trabaho para sa isang malaking kawani, habang ang mas maliit na mga organisasyon ay maaaring umasa sa isang sekretarya o katulong sa opisina upang mahawakan ang kanilang mga tala.

Ang isang mahusay na ipinatupad na sistema ng pamamahala ng mga tala ay nagsisimula sa punto ng paglikha, kasamaAng isang pamantayang sistema para sa paglikha ng mga talaan na idinisenyo upang gawing kapaki -pakinabang, pare -pareho, at madaling ma -access ang mga tala.Ang mga pamantayang ito ay nalalapat sa lahat mula sa kung paano na -format ang tala sa kung paano ipinakita ang impormasyon sa loob.Kapag nilikha, ang isang tala ay pumapasok sa isang sistema ng pamamahala ng mga talaan kung saan ito ay naka -log, sinusubaybayan, at pinapanatili.

Kapag ang isang tao ay nangangailangan ng pag -access sa isang tala, pinapayagan ng system ang record na matatagpuan.Ang mga entry sa pag -index ay maaaring magamit upang kumpirmahin na ang isang tala ay kumpleto at gumawa ng mga tala tungkol sa kung paano at kailan ginamit ang record.Maaari ring magamit ang system upang masuri ang mga bayarin para sa pag -access ng mga talaan, isang karaniwang kasanayan kapag nais ng mga tao ang mga kopya ng kanilang mga tala.Sa pagtatapos ng mga talaan na kapaki -pakinabang na buhay, maaari itong itapon sa pamamagitan ng pag -archive, pagkawasak, o iba pang paraan.Tulad ng mas maraming mga kumpanya na lumipat sa isang format na walang papel na tanggapan, ang bahagi ng prosesong iyon ay nagsasama ng pag -digitize ng mga pisikal na talaan at pagtaguyod ngindustriya, pati na rin ang batas.Halimbawa, ang mga medikal at ligal na talaan, ay dapat na kontrolado para sa mga kadahilanan sa privacy, habang ang mga tala sa accounting ay kailangang sumunod sa mga pamantayan sa accounting.Ang mga taong nagtatrabaho at humahawak ng mga talaan ay tumatanggap ng pagsasanay sa mga kasanayan sa archival, seguridad, at mga tala sa talaan upang maaari silang gumana nang epektibo at mahusay.Kasama dito ang pamamahala ng malawak na mga archive at talaan, nagtatrabaho sa mga samahan na nagkakaroon ng mga pamantayan at kasanayan para sa mga tagabantay ng record, at pagtulong sa disenyo ng software na ginamit sa pamamahala ng mga tala.Ang mga nagsasanay na kulang sa mga advanced na degree ay maaaring magkaroon ng mas limitadong mga pagkakataon sa pagtatrabaho, kahit na may malawak na karanasan, depende sa mga uri ng mga tala na nais nilang hawakan.