Mi az a nyilvántartási menedzsment?

A Records Management (RM) a nyilvántartások kezelésének folyamata az általuk létrehozott időponttól kezdve, amikor meg kell ártalmatlanítani őket.Azok az emberek, akik a nyilvántartáskezelést gyakorolják, általában főiskolai végzettséggel és speciális képzéssel rendelkeznek ezen a területen, ideértve az iparágak és a vállalkozások bizonyos típusainak képzését.A nagy intézmények számára a nyilvántartások kezelése teljes munkaidős munka lehet egy nagy személyzet számára, míg a kisebb szervezetek titkárnőre vagy irodai asszisztensre támaszkodhatnak a nyilvántartásuk kezelésére.A nyilvántartások létrehozásának szabványosított rendszere, amelyet úgy terveztek, hogy a rekordok hasznos, következetes és könnyen hozzáférhetővé váljanak.Ezek a szabványok mindenre vonatkoznak, attól kezdve, hogy a nyilvántartást hogyan formázzák az információk megjelenítéséig.A létrehozás után egy rekord belép a Records Management rendszerbe, ahol naplózva, megfigyelve és karbantartva van.Az indexáló bejegyzések felhasználhatók annak megerősítésére, hogy a rekord befejeződött -e, és jegyzeteket készíthet a rekord használatának és mikor.A rendszer felhasználható a nyilvántartásokhoz való hozzáférési díjak felmérésére is, ez a gyakorlat, amikor az emberek nyilvántartásaik másolatát akarják.A lemez hasznos élettartamának végén archiválás, pusztítás vagy más eszközök révén ártalmatlanítható.Mivel egyre több vállalat váltott át papír nélküli irodai formátumra, ennek a folyamatnak egy része magában foglalta a fizikai nyilvántartások digitalizálását és olyan adatbázisok létrehozását, amelyek az iroda nyilvántartási rendszerének növekedését biztosítják.

Az ipar, valamint a törvény.Például az orvosi és jogi nyilvántartást adatvédelmi okokból kell ellenőrizni, míg a számviteli nyilvántartásoknak be kell tartaniuk a számviteli szabványokat.Azok az emberek, akik a nyilvántartásokkal dolgoznak és kezelik, az archív gyakorlatok, a biztonság és a nyilvántartási szervezet képzését kapják, hogy hatékonyan és eredményesen működhessenek.

A nyilvántartási kezeléssel kapcsolatos fejlett fokú embereknek számos rendelkezésre álló foglalkoztatási lehetőségük van.Ide tartoznak a kiterjedt archívumok és nyilvántartások kezelése, a szervezetekkel való együttműködés, amelyek kidolgozzák a lemezkészítők számára szabványokat és gyakorlatokat, valamint a nyilvántartási menedzsmentben használt szoftverek megtervezésében.Azoknak a gyakorlóknak, akiknek nincs előrehaladott fokozata, korlátozottabb foglalkoztatási lehetőségekkel rendelkezhet, még kiterjedt tapasztalatokkal is, attól függően, hogy milyen nyilvántartást akarnak kezelni.