Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να γράψετε μια επιχειρηματική επιστολή;

Όταν γράφετε μια επιχειρησιακή επιστολή, αναμένεται να ακολουθήσετε ορισμένες μορφές.Οι μορφές έχουν κάποιες παραλλαγές και αν δεν παίρνετε μια τάξη για το πώς να γράψετε μια επιχειρηματική επιστολή, οι άνθρωποι μπορεί να μην μετρούν συγκεκριμένα την απόσταση μεταξύ της κορυφής της σελίδας και των διευθύνσεών σας και μεταξύ των διευθύνσεων που αναφέρονται και του χαιρετισμού σας.Η πιο σημαντική πτυχή όταν γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή είναι να κάνετε το σκοπό σας mdash;Γιατί γράφετε το γράμμα mdash;πολυ καθαρα.Παρ 'όλα αυτά, θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με μια βασική μορφή, προτού αρχίσετε να ανησυχείτε για το τι και πώς θα γράψετε.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, ελέγξτε το πρόγραμμά σας για πρότυπα επιχειρησιακών επιστολών.Αυτά μπορούν να κάνουν τη δουλειά σας ευκολότερη επειδή έχουν προκαθοριστεί τα περιθώρια και συνήθως σας ενημερώνουν ακριβώς πού να τοποθετήσετε πράγματα όπως διευθύνσεις.Εάν δεν έχετε ένα τέτοιο πρότυπο, τότε η επιστολή σας μπορεί να διαμορφωθεί με δύο τρόπους.Το πρώτο ονομάζεται block format και η δεύτερη redented format .Εκτός αν ορίζεται, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε τη μορφή είτε τις παραλλαγές τους.Η μεγάλη διαφορά μεταξύ των δύο μορφών είναι ότι οι παραγράφους δεν έχουν εσοχές και το κείμενο μπορεί να δικαιολογηθεί έτσι ώστε κάθε γραμμή να έχει το ίδιο μήκος.Σε μορφή, δεν θα έχουν όλες τις γραμμές ακριβώς το ίδιο μήκος και η πρώτη πρόταση κάθε παραγράφου θα είναι χαραγμένο πέντε χώρους., χρησιμοποιώντας μορφή μπλοκ, χωρίς να δικαιολογεί το κείμενό σας.Η επιχειρησιακή επιστολή θα πρέπει να έχει τα ακόλουθα περιθώρια: μία ίντσα (2,54 cm) στην κορυφή, κάτω, αριστερά και δεξιά.Ελέγξτε το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου πριν ξεκινήσετε και ρυθμίσετε αυτά τα περιθώρια εάν είναι απαραίτητο.Η γραμματοσειρά πρέπει να είναι 12 βαθμούς και οι χρόνοι New Roman είναι η προτιμώμενη επιλογή.

Εάν πληκτρολογείτε στο επιστολόχαρτο της εταιρείας, δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε την επιστολή με τη διεύθυνσή σας.Εάν χρησιμοποιείτε το τυποποιημένο χαρτί, θα πρέπει να ξεκινήσετε στο επάνω περιθώριο με τη διεύθυνσή σας.Δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε το όνομά σας με τη διεύθυνσή σας.Απλά συμπεριλάβετε τη διεύθυνσή σας και αν θέλετε, τον αριθμό τηλεφώνου και το email.Προσθέστε μια ημερομηνία αμέσως μετά τη διεύθυνση.Μπορείτε να εισάγετε τη διεύθυνσή σας έτσι ώστε να έρχεται με το σωστό περιθώριο, αλλά μπορεί απλά να ξεκινήσει στο αριστερό περιθώριο, το οποίο είναι ευκολότερο.εταιρεία και τη διεύθυνσή τους.Κάθε είσοδος όπως το όνομα, ο τίτλος και η διεύθυνση του δρόμου πρέπει να είναι σε ξεχωριστή γραμμή.Η πόλη, ο κρατικός και ταχυδρομικός κώδικας πρέπει να καλύψουν την τελευταία γραμμή.Απαιτείται η ακόλουθη παραγγελία για τη διεύθυνση: Εταιρεία, Πρόσωπο, Τίτλος και Διεύθυνση.

Περάστε μια άλλη γραμμή και ξεκινήστε με το χαιρετισμό σας.Αυτό πρέπει να είναι επίσημο.Εάν γράφετε στην κ. Smith, θα γράψετε αγαπητή κα Smith:.Χρησιμοποιήστε ένα κόλον αντί για ένα κόμμα μετά το χαιρετισμό.Φροντίστε να δηλώσετε σαφώς την πρόθεση της επιστολής μέσα σε αυτήν την πρώτη παράγραφο.Χρησιμοποιήστε πρόσθετες παραγράφους, με ένα χώρο στο μεταξύ, όπως απαιτείται για να επεκταθείτε στο σημείο σας ή να δώσετε παραδείγματα.Αφού ολοκληρώσετε τις παραγράφους του σώματος, παραλείψτε μια γραμμή και γράψτε "ειλικρινά", την παρατήρησή σας για το κλείσιμο και στη συνέχεια παραλείψτε το δέντρο σε τέσσερις γραμμές πριν πληκτρολογήσετε το όνομά σας και τον τίτλο σας αν έχετε ένα.Πριν από την αποστολή της επιχειρησιακής επιστολής, μην ξεχάσετε να υπογράψετε φυσικά το όνομά σας με μαύρο μελάνι στο χώρο μεταξύ του κλεισίματος και του δακτυλογραφημένου σας ονόματος.

Ο στόχος όταν γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή είναι να μεταφέρετε αποτελεσματικά το σημείο σας.Δεν μπορείτε να είστε αποτελεσματικοί εάν η επιστολή σας είναι γεμάτη με λάθη.Μην εκτελείτε μόνο έναν ορθογραφικό έλεγχο, αλλά και εξετάστε το χαρτί σας για τυχόν γραμματικά λάθη, συνήθως μπερδεμένα λόγια και προβλήματα στίξης.Διαβάστε το γράμμα δυνατά για να βεβαιωθείτε ότι μεταφέρετε με σαφήνεια το σημείο σας.Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα, αλλά αποφύγετε τις συστολές ή οποιοδήποτε αργκό.Μια καλά γραπτή επιχειρηματική επιστολή που έρχεται στο σημείο άμεσα είναι πολύ impOrtant, ειδικά αν γράφετε από άλλη επιχείρηση.Η ικανότητά σας να γράφετε μια επιχειρησιακή επιστολή που είναι εύκολα κατανοητή και χωρίς λάθη αντανακλά τον επαγγελματισμό της εταιρείας σας.