Τι είναι η ανάλυση ροής εργασίας;

Η ανάλυση ροής εργασίας συνεπάγεται την αναθεώρηση όλων των διαδικασιών σε μια επιχείρηση με σκοπό την αναγνώριση των αναποτελεσματικότητας και τη συνιστώμενη βελτιώσεις.Το έργο αρχίζει με την καθιέρωση των επιθυμητών αποτελεσμάτων από την ανάλυση με τους ανώτερους διευθυντές μιας επιχείρησης.Οι αναλυτές αλληλεπιδρούν στη συνέχεια με τους υπαλλήλους της εταιρείας για να τεκμηριώσουν την τρέχουσα κατάσταση των επιχειρηματικών διαδικασιών στην επιχείρηση.Το τελικό στάδιο της ανάλυσης ροής εργασίας είναι η σύσταση των διαδικασιών που πρέπει να αλλάξουν, να αυτοματοποιηθούν ή να παραμείνουν στη θέση τους σύμφωνα με τους δηλωμένους στόχους.

Μια τυπική επιχείρηση επιδιώκει συνεχώς να βελτιώνει τις διαδικασίες της και δύο πρωταρχικοί παράγοντες οδηγούν τις επιχειρήσεις να αναλάβουν μια ροή εργασίαςανάλυση.Πρώτον, οι συνεχιζόμενες τεχνολογικές εξελίξεις μπορούν να προσφέρουν πιο αποτελεσματικούς και λιγότερο δαπανηρούς τρόπους επιχειρηματικής δραστηριότητας και οι επιχειρήσεις συχνά επιλέγουν να αναθεωρήσουν τις διαδικασίες με σκοπό την αυτοματοποίηση τους ή την ενσωμάτωση της τελευταίας τεχνολογίας.Δεύτερον, είναι χαρακτηριστικό για τις λεγόμενες διαδικασίες κληρονομιάς να είναι σταθερά εδραιωμένες σε μια επιχείρηση, πράγμα που σημαίνει ότι ένα συγκεκριμένο έργο έχει γίνει από καιρό με κάποιο τρόπο και μπορεί να παραβλεφθεί ως διαδικασία που χρειάζεται βελτίωση.Ένας στόχος της ανάλυσης ροής εργασίας είναι να εκθέσει τέτοιες διαδικασίες κληρονομιάς.

Οι εξωτερικοί σύμβουλοι μπορούν να εκτελέσουν αποτελεσματικά μια ανάλυση ροής εργασίας καθώς είναι ειδικοί σε αυτό και δεν έχουν καμία πίστη σε κανένα συγκεκριμένο τρόπο επιχειρηματικής δραστηριότητας.Στην αρχική αλληλεπίδραση με τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη, οι αναλυτές της ροής εργασίας συνήθως αρχίζουν με συνεντεύξεις για να καθορίσουν τον τρόπο με τον οποίο οι κορυφαίοι διευθυντές βλέπουν την εταιρεία επί του παρόντος, συμπεριλαμβανομένου του τι λειτουργεί και του τι δεν είναι.Οι αναλυτές στη συνέχεια καθορίζουν την επιθυμητή τελική κατάσταση που οι διαχειριστές ελπίζουν να επιτύχουν από το έργο ανάλυσης ροής εργασίας

Η πλειονότητα των εργασιών στην ανάλυση ροής εργασίας λαμβάνει χώρα με εκπαιδευμένους αναλυτές που συνεννοούνται στους υπαλλήλους και τους επιβλέποντες για να τεκμηριώσουν τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιούνται οι επιχειρήσεις.Αυτό περιλαμβάνει όλες τις πτυχές μιας επιχείρησης, όπως η επεξεργασία γραφικών για τις πωλήσεις, τις συλλογές, τη συμμόρφωση και τους ανθρώπινους πόρους.Μπορεί επίσης να καλύψει τις διαδικασίες παραγωγής, όπως η λήψη πρώτων υλών ή εξαρτημάτων, η επεξεργασία ή η συναρμολόγηση τους και η αποστολή τελικών προϊόντων.

Οι αναλυτές θα αναθεωρήσουν επίσης το χρόνο που δαπανάται και η προσπάθεια που δαπανώνται αλληλεπιδρώντας με τους πελάτες, συμπεριλαμβανομένων των πωλήσεων και των υπηρεσιών πελατών.Η ανάλυση ροής εργασίας εξετάζει όλα όσα κάθε εργαζόμενος της επιχείρησης κάνει με σκοπό την τεκμηρίωση του τρόπου με τον οποίο κάθε εργασία ξεκινά και μετακινείται μέσω του οργανισμού.Η πραγματικότητα της εταιρείας.Ρυθμίζοντας την ανάλυση ανάλογα με τις ανάγκες, οι αναλυτές εξετάζουν στη συνέχεια τη ροή εργασίας για τον εντοπισμό περιοχών στις οποίες οι διαδικασίες μπορούν να εξορθολογιστούν, να αυτοματοποιηθούν ή να είναι και τα δύο.Αυτές οι πληροφορίες παρουσιάζονται συνήθως σε κορυφαία διευθυντικά στελέχη μαζί με συστάσεις για βελτιώσεις.