Πώς μπορώ να γίνω διαχειριστής του εκτελεστικού γραφείου;

Υπάρχουν τρεις βασικές δεξιότητες που είναι απαραίτητες για να γίνει διαχειριστής εκτελεστικών γραφείων: Συντονισμός του έργου, ικανότητες πληροφορικής και διαπροσωπικές δεξιότητες.Ένας διαχειριστής του εκτελεστικού γραφείου είναι συνήθως υπεύθυνος για τη διαχείριση όλων των λειτουργιών αλληλογραφίας και διοικητικών λειτουργιών που απαιτούνται από ανώτερο διευθυντή ή εκτελεστικό.Αυτό δεν είναι θέση εισόδου, αλλά συνήθως κρατιέται από κάποιον με 10 έως 15 χρόνια εμπειρίας ως εκτελεστικός διαχειριστής ή διευθυντής γραφείου.Συνήθως υπάρχει ένα ορισμένο επίπεδο συναισθηματικής ωριμότητας και εμπιστευτικότητας που απαιτούνται σε αυτό το ρόλο.

Μια σειρά προγραμμάτων κατάρτισης είναι συνήθως διαθέσιμα από κοινοτικά και κολέγια σταδιοδρομίας για να σας βοηθήσουν να γίνετε διαχειριστής εκτελεστικών γραφείων.Τα προγράμματα αυτά έχουν μήκος ένα έως δύο χρόνια και συχνά ονομάζονται προγράμματα διαχείρισης γραφείου ή διαχείρισης.Αναζητήστε ένα πρόγραμμα με μαθήματα στην εκτελεστική διοίκηση για να μάθετε πώς να εργάζεστε με ανθρώπους σε θέσεις υψηλής ισχύος.

Οι άνθρωποι που είναι επιτυχημένοι και χαρούμενοι σε αυτό το ρόλο είναι φυσικά εξερχόμενοι, απολαμβάνουν συνεργασία με τους ανθρώπους και θέλουν να είναι στη μέσητης δράσης.Αυτός ή αυτή έχει μεγάλη υπερηφάνεια για το να έχει την εσωτερική σέσουλα, αλλά μπορεί να κρατήσει ένα μυστικό.Η εμπιστοσύνη, η βεβαιότητα και η σιγουριά είναι απαραίτητες σε αυτό το ρόλο.Είναι σημαντικό το άτομο σε αυτό το ρόλο να μην φοβάται να πει την αλήθεια, καθώς πολλά στελέχη βασίζονται στον διαχειριστή του γραφείου για να τους βοηθήσουν να αποφύγουν τα λάθη.

Δεξιότητες συντονισμού σε αυτό το περιβάλλον αναφέρονται στην ικανότητα να παρακινήσουν τους άλλους να ολοκληρώσουν ένα έργοχρόνος.Αυτός ή αυτή πρέπει να είναι σε θέση να παρέχει στο εκτελεστικό το προϊόν εργασίας που χρειάζονται εγκαίρως, ανεξάρτητα από το ποιος είναι στην πραγματικότητα υπεύθυνος.Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να διασφαλιστεί ότι ικανοποιούνται οι ανάγκες της εκτελεστικής εξουσίας και οι τεχνικές που χρησιμοποιούνται εξαρτώνται από την κατάσταση και την εργασία.Για παράδειγμα, ο διαχειριστής μπορεί να συνεργαστεί με εξωτερικούς προμηθευτές για λογαριασμό της εκτελεστικής εξουσίας για να τηρήσει συγκεκριμένες προθεσμίες, διασφαλίζοντας ότι γνωρίζουν ποιος είναι ο πελάτης και το προφίλ της εκδήλωσης.Αυτός ή αυτή μπορεί επίσης να πει στους τοπικούς διαχειριστές ότι ένα έργο οφείλεται μια μέρα πριν από την πραγματικότητα είναι, έτσι ώστε να είναι σίγουρα έτοιμο εγκαίρως.

Δεξιότητες εμπειρογνωμόνων με παραγωγικότητα γραφείου και άλλα εργαλεία λογισμικού υπολογιστών είναι απαραίτητα για να γίνει εκτελεστικόδιαχειριστής γραφείου.Αυτός ή αυτή πρέπει να έχει το υψηλότερο επίπεδο δεξιοτήτων για να επιτύχει την αποτελεσματικότητα που απαιτείται για την ολοκλήρωση των καθηκόντων σε περιορισμένο χρονικό διάστημα.Βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει επίσημη πιστοποίηση στα προϊόντα λογισμικού που χρησιμοποιούνται στον κλάδο σας.Αυτή η τεκμηρίωση θα σας δώσει ένα πλεονέκτημα όταν ψάχνετε για μια θέση.Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερωθεί για αυτές τις δεξιότητες, καθώς αυτό είναι απαραίτητο σε αυτό το ρόλο.

Μόλις γίνετε εκτελεστικός διαχειριστής γραφείου, εκπροσωπείτε την εκτελεστική εξουσία.Οι διαπροσωπικές δεξιότητες είναι πολύ σημαντικές για τη διατήρηση αυτής της θέσης και την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων.Η διαχείριση των αντικρουόμενων προτεραιοτήτων και των δύσκολων προσωπικοτήτων είναι δεξιότητες που θα χρησιμοποιούνται καθημερινά.Επιπλέον, η διατήρηση της εμπιστευτικότητας ενώ διατηρείται σε επαφή με τα κουτσομπολιά και τα νέα είναι μια πράξη εξισορρόπησης που οι περισσότεροι εκτελεστικοί διαχειριστές γραφείων εκτελούν με ευκολία.