Ποιες είναι οι απαραίτητες δεξιότητες γραμματέα;

Οι σύγχρονοι γραμματείς είναι συχνά η κόλλα που συγκρατεί ένα γραφείο ή έναν οργανισμό μαζί, διασφαλίζοντας ότι οι στελέχη και οι πελάτες βρίσκονται στη σωστή θέση την κατάλληλη στιγμή και έχουν τα κατάλληλα έγγραφα και πληροφορίες που απαιτούνται.Οι δεξιότητες των γραμματέων κυμαίνονται από τα ραντεβού κράτησης και τη δημιουργία αίθουσων συνεδριάσεων μέχρι την προετοιμασία νομικών εγγράφων.Ο τύπος και το μέγεθος της εταιρείας ένας γραμματέας εργάζεται κατά βούληση συχνά υπαγορεύει ποιες δεξιότητες απαιτούνται.Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες βασικές δεξιότητες γραμματέων που πρέπει να κυριαρχήσουν όλοι οι γραμματείς, συμπεριλαμβανομένης της πληκτρολόγησης, του προγραμματισμού και των τηλεφωνικών δεξιοτήτων.

Οι κορυφαίες δεξιότητες επικοινωνίας είναι κρίσιμες για τους γραμματείς.Είναι σημαντικό οι γραμματείς να μπορούν να επικοινωνούν με σαφήνεια και να μοιράζονται πληροφορίες με τους πελάτες και τους συναδέλφους με διάφορους τρόπους, συμπεριλαμβανομένου του τηλεφώνου, σε γραπτά έγγραφα και μέσω παρουσιάσεων.Οι γραμματείς συχνά ενορχηστρώνουν τα γεγονότα της ημέρας για ένα αφεντικό ή ένα τμήμα, συμπεριλαμβανομένων των συναντήσεων προγραμματισμού και της παροχής απαιτούμενων εγγράφων σε όσους παρακολουθούν τις συναντήσεις.Οι δημιουργικές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων είναι επίσης κρίσιμες, καθώς οι γραμματείς αντιμετωπίζουν καθημερινά μια ποικιλία καθηκόντων.Οι μεγάλες συναντήσεις πραγματοποιούνται συχνά σε τοποθεσίες εκτός του χώρου, όπως σε συνεδριακό κέντρο ή αίθουσα συνεδριάσεων του ξενοδοχείου.Εκτός από την κράτηση ενός χώρου συνεδριάσεων και την παροχή οδηγιών για όλα τα μέρη να φτάσουν εκεί, ένας γραμματέας είναι συχνά επιφορτισμένος με την οργάνωση διανυκτέρευσης, ενοικιάσεων αυτοκινήτων και λεωφορείων αεροδρομίων για τους συμμετέχοντες.Η παραγγελία σνακ, τα γεύματα και τα ποτά για τους επισκέπτες καθ 'όλη τη διάρκεια της συνάντησης επίσης πέφτει συχνά σε έναν γραμματέα, όπως και η εξασφάλιση ότι το δωμάτιο έχει ρυθμιστεί σωστά και προσφέρει κατάλληλες τεχνολογικές συνδέσεις.για την προετοιμασία εγγράφων, παρουσιάσεων και αλληλογραφίας.Οι δεξιότητες των γραμματέων θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν τη δυνατότητα αποτελεσματικής διόρθωσης της εργασίας για τη δημιουργία εγγράφων χωρίς λάθη.Ορισμένες θέσεις ειδικότητας, όπως οι νομικοί και οι ιατρικοί γραμματείς, πρέπει επίσης να έχουν πλήρη κατανόηση των όρων που χρησιμοποιούνται σε αυτά τα επαγγέλματα.Η δυνατότητα δημιουργίας μιας ποικιλίας οπτικών γραφικών για ηλεκτρονική χρήση, φυλλάδια και ομαδικές παρουσιάσεις είναι μια άλλη δεξιότητα που απαιτείται τυπικά από τους γραμματείς.

Η τεχνολογία Mastering απαιτείται για όλες σχεδόν τις θέσεις γραμματέων.Οι δεξιότητες των γραμματέων θα πρέπει να περιλαμβάνουν προηγμένες ικανότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένης της συνεργασίας με συνημμένα, φυλλάδια και φωτογραφίες που δημιουργούνται με μια ποικιλία προγραμμάτων λογισμικού.Πολλοί γραμματείς λειτουργούν εν κινήσει, οπότε η κατοχή των τελευταίων δεξιοτήτων ασύρματης επικοινωνίας είναι απαραίτητη.Τα έγγραφα και οι φωτογραφίες συχνά πρέπει να επεξεργαστούν και να μοιραστούν, οπότε η δυνατότητα να εργάζεστε με μια ποικιλία προγραμμάτων υπολογιστών είναι απαραίτητη.