Melyek a szükséges titkársági készségek?

A modern titkárok gyakran azok a ragasztó, amely együtt tartja az irodát vagy a szervezetet, biztosítva, hogy a személyzet és az ügyfelek a megfelelő időben a megfelelő helyen legyenek, és rendelkezzenek a szükséges dokumentumokkal és információkkal.A titkárság készségei a kinevezések foglalásától és a tárgyalótermek felállításától a jogi dokumentumok elkészítéséig terjednek.A titkár által dolgozó társaság típusa és mérete gyakran diktálja, hogy milyen készségekre van szükség;Van azonban néhány alapvető titkár-készség, amelyet minden titkárnak elsajátítania kell, ideértve a gépelést, az ütemezést és a telefonkészségeket.

A legmagasabb szintű kommunikációs készségek kritikusak a titkárok számára.Fontos, hogy a titkárok különféle módon képesek legyenek egyértelműen kommunikálni és megosztani az információkat az ügyfelekkel és kollégákkal, ideértve a telefonon is, írásbeli dokumentumokban és előadásokon keresztül.A titkárok gyakran rendezik a főnök vagy osztály napi rendezvényeit, ideértve az ülések ütemezését és a szükséges dokumentumok biztosítását az üléseken részt vevők számára.A kreatív problémamegoldó készségek szintén kritikusak, mivel a titkárok minden nap különféle feladatokkal szembesülnek.A nagy találkozókat gyakran a helyszíni helyszíneken tartják, például egy konferenciaközpontban vagy a szállodai tárgyalóteremben.Amellett, hogy egy találkozóterületet foglal, és útmutatást nyújt minden fél számára, hogy odajuthasson, a titkárnak gyakran feladata az éjszakai szállások, autókölcsönzők és repülőtéri buszok rendezése a résztvevők számára.Snackek, ételek és italok megrendelése a vendégek számára a találkozó folyamán gyakran egy titkárra is esik, csakúgy, hogy a szoba helyesen van beállítva, és megfelelő technológiai csatlakozásokat kínál.Dokumentumok, prezentációk és levelezés elkészítéséhez.A titkárság-készségeknek magukban kell magukban foglalniuk a hibamentes dokumentumok létrehozásához a hatékonyság hatékony elolvasását is.Néhány speciális pozíciónak, például a jogi és orvosi titkároknak, szintén alaposan meg kell értenie a szakmákban alkalmazott feltételeket.Az a képesség, hogy különféle vizuális grafikákat hozzon létre online felhasználásra, leadásokra és csoportos prezentációkra, egy másik készség, amelyet általában a titkárok igényelnek.

Szinte minden titkársági pozícióhoz szükséges technológiára van szükség.A titkársági készségeknek tartalmazniuk kell a fejlett e -mail képességeket, ideértve a mellékletekkel, szórólapokkal és a különféle szoftverekkel készített fotókkal való munkát.Számos titkár működik útközben, így a legújabb vezeték nélküli kommunikációs készségek elsajátítása kötelező.A dokumentumokat és a fényképeket gyakran szerkeszteni és meg kell osztani, így elengedhetetlen a különféle számítógépes programokkal való együttműködés képessége.