Kỹ năng thư ký cần thiết là gì?

Các thư ký hiện đại thường là chất keo giữ một văn phòng hoặc tổ chức cùng nhau bằng cách đảm bảo nhân viên và khách hàng đang ở đúng nơi và có các tài liệu và thông tin phù hợp cần thiết.Kỹ năng thư ký bao gồm từ các cuộc hẹn đặt phòng và thiết lập phòng họp để chuẩn bị các tài liệu pháp lý.Loại và quy mô của Công ty Một thư ký làm việc thường sẽ ra lệnh cho những kỹ năng được yêu cầu;Tuy nhiên, có một số kỹ năng thư ký cơ bản mà tất cả các thư ký nên làm chủ, bao gồm gõ, lập lịch và kỹ năng điện thoại. Kỹ năng giao tiếp hàng đầu rất quan trọng đối với các thư ký.Điều quan trọng là các thư ký là có thể liên lạc và chia sẻ thông tin rõ ràng với khách hàng và đồng nghiệp theo nhiều cách khác nhau, bao gồm cả trên điện thoại, trong các tài liệu bằng văn bản và thông qua các bài thuyết trình.Thư ký thường dàn dựng các sự kiện ngày cho một ông chủ hoặc bộ phận, bao gồm các cuộc họp lên lịch và cung cấp các tài liệu cần thiết cho những người tham dự các cuộc họp.Kỹ năng giải quyết vấn đề sáng tạo cũng rất quan trọng, vì các thư ký phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ mỗi ngày. Ngoài các nhiệm vụ văn phòng chung, các kỹ năng thư ký cũng nên bao gồm lập kế hoạch sự kiện.Các cuộc họp lớn thường được tổ chức tại các địa điểm ngoài địa điểm, chẳng hạn như tại trung tâm hội nghị hoặc phòng họp của khách sạn.Ngoài việc đặt một không gian họp và cung cấp hướng dẫn cho tất cả các bên đến đó, một thư ký thường được giao nhiệm vụ sắp xếp chỗ ở qua đêm, cho thuê xe và tàu con thoi cho người tham dự.Đặt đồ ăn nhẹ, bữa ăn và đồ uống cho khách trong suốt cuộc họp cũng thường rơi vào thư ký, cũng như đảm bảo căn phòng được thiết lập chính xác và cung cấp các kết nối công nghệ phù hợp.để chuẩn bị tài liệu, thuyết trình và thư từ.Kỹ năng thư ký cũng nên bao gồm việc có thể làm hiệu chứng công việc một cách hiệu quả để tạo các tài liệu không có lỗi.Một số vị trí đặc biệt, chẳng hạn như thư ký pháp lý và y tế, cũng cần có sự hiểu biết thấu đáo về các thuật ngữ được sử dụng trong các ngành nghề đó.Khả năng tạo ra một loạt các đồ họa trực quan để sử dụng trực tuyến, tài liệu và trình bày nhóm là một kỹ năng khác thường được yêu cầu của các thư ký.

Công nghệ làm chủ là cần thiết cho gần như tất cả các vị trí thư ký.Kỹ năng thư ký nên bao gồm các khả năng email nâng cao, bao gồm làm việc với các tệp đính kèm, tờ rơi và hình ảnh được tạo ra với nhiều chương trình phần mềm.Nhiều thư ký hoạt động trên đường đi, vì vậy việc làm chủ các kỹ năng giao tiếp không dây mới nhất là phải.Tài liệu và hình ảnh thường cần được chỉnh sửa và chia sẻ, vì vậy khả năng làm việc với nhiều chương trình máy tính là rất cần thiết.