Ano ang mga kinakailangang kasanayan sa kalihim?

Ang mga modernong kalihim ay madalas na pandikit na may hawak na tanggapan o samahan sa pamamagitan ng pagtiyak na ang mga kawani at customer ay nasa tamang lugar sa tamang oras at may naaangkop na mga dokumento at impormasyon na kinakailangan.Saklaw ang mga kasanayan sa kalihim mula sa pag -book ng mga appointment at pag -set up ng mga silid ng pagpupulong hanggang sa paghahanda ng mga ligal na dokumento.Ang uri at laki ng kumpanya na gumagana ang isang sekretarya ay madalas na magdidikta kung anong mga kasanayan ang kinakailangan;Gayunpaman, mayroong ilang mga pangunahing kasanayan sa Kalihim ang lahat ng mga kalihim ay dapat makabisado, kabilang ang pag-type, pag-iskedyul at mga kasanayan sa telepono.Mahalaga para sa mga sekretaryo na malinaw na makipag -usap at magbahagi ng impormasyon sa mga customer at kasamahan sa iba't ibang paraan, kabilang ang telepono, sa mga nakasulat na dokumento at sa pamamagitan ng mga pagtatanghal.Ang mga kalihim ay madalas na nag -orkestra sa mga kaganapan sa mga araw para sa isang boss o departamento, kabilang ang pag -iskedyul ng mga pagpupulong at pagbibigay ng mga kinakailangang dokumento sa mga dumadalo sa mga pagpupulong.Ang mga kasanayan sa paglutas ng problema sa malikhaing ay kritikal din, dahil ang mga kalihim ay nahaharap sa iba't ibang mga gawain araw-araw.

Bilang karagdagan sa mga karaniwang gawain sa opisina, ang mga kasanayan sa kalihim ay dapat ding isama ang pagpaplano ng kaganapan.Ang mga malalaking pagpupulong ay madalas na gaganapin sa mga lokasyon ng off-site, tulad ng sa isang sentro ng kumperensya o silid ng pulong ng hotel.Bilang karagdagan sa pag -book ng isang puwang ng pagpupulong at pagbibigay ng mga direksyon para sa lahat ng mga partido na makarating doon, ang isang sekretarya ay madalas na tungkulin sa pag -aayos ng mga magdamag na tirahan, pag -upa ng kotse at mga shuttle ng paliparan para sa mga dadalo.Ang pag -order ng mga meryenda, pagkain at inumin para sa mga panauhin sa buong kurso ng pagpupulong ay madalas ding nahuhulog sa isang kalihim, tulad ng pagtiyak na ang silid ay naka -set up nang tama at nag -aalok ng naaangkop na mga hookup ng teknolohikal.

Ang kakayahang gumamit ng tamang gramatika, bantas at pagbaybay ay kritikalpara sa paghahanda ng mga dokumento, pagtatanghal at sulat.Ang mga kasanayan sa Kalihim ay dapat ding isama ang pagiging epektibong pag-proofread ng trabaho upang lumikha ng mga dokumento na walang error.Ang ilang mga specialty na posisyon, tulad ng mga ligal at medikal na mga kalihim, ay kailangan ding magkaroon ng isang masusing pag -unawa sa mga term na ginamit sa mga propesyon na iyon.Ang kakayahang lumikha ng iba't ibang mga visual na graphics para sa online na paggamit, mga handout at mga pagtatanghal ng grupo ay isa pang kasanayan na karaniwang kinakailangan ng mga kalihim.

Ang teknolohiyang mastering ay kinakailangan para sa halos lahat ng mga posisyon ng kalihim.Ang mga kasanayan sa Kalihim ay dapat isama ang mga advanced na kakayahan sa email, kabilang ang pagtatrabaho sa mga kalakip, flyer at larawan na nilikha gamit ang iba't ibang mga programa ng software.Maraming mga sekretaryo ang nagpapatakbo sa go, kaya ang mastering ang pinakabagong mga kasanayan sa komunikasyon ng wireless ay dapat.Ang mga dokumento at larawan ay madalas na kailangang mai -edit at ibahagi, kaya ang kakayahang magtrabaho sa iba't ibang mga programa sa computer ay mahalaga.