Ποιες είναι οι διαφορετικές εργασίες διοίκησης γραφείου;

Ο όρος Διοίκηση γραφείου χρησιμοποιείται συχνότερα σε σχέση με τις θέσεις υποστήριξης γραφείου.Μέσα σε αυτόν τον τομέα, υπάρχουν διάφορες θέσεις με διαφορετικά επίπεδα ευθύνης.Ενώ ορισμένες εργασίες διοίκησης γραφείων παρέχουν υποστήριξη διαχειριστή σε συγκεκριμένα στελέχη, διαχειριστές ή τμήματα αποκλειστικά, άλλοι βοηθούν το γραφείο στο σύνολό του.Καθώς ο ορισμός της διοίκησης και η ανάγκη για διοικητική βοήθεια αυξάνεται, πολλοί τίτλοι εργασίας χρησιμοποιούνται εναλλακτικά και ποικίλλουν από το χώρο εργασίας στο χώρο εργασίας.

Οι εργασίες διαχείρισης γραφείου στο επίπεδο εισόδου συνήθως περιλαμβάνουν ευθύνες όπως το άνοιγμα, τη διαλογή και τη διανομή αλληλογραφίας και αρχειοθέτησης, πληκτρολόγησης, συγκέντρωσης και εκτύπωσης εγγράφων.Απαντώντας τηλέφωνα, χαιρετισμό εισερχόμενων επισκεπτών και προμήθεια αναψυκτικών για συναντήσεις και γεύματα μπορούν επίσης να συμπεριληφθούν σε μια περιγραφή εργασίας εισόδου.Οι εργασίες εισαγωγής δεδομένων και υπηρεσιών εξυπηρέτησης πελατών περιλαμβάνονται επίσης περιστασιακά σε αυτήν την ομάδα.Οι τίτλοι εργασίας ενδέχεται να περιλαμβάνουν υπάλληλο της ρεσεψιόν, ρεσεψιονίστ, κατώτερο διοικητικό βοηθό ή υπάλληλο αρχείων. Οι εργασίες διαχειριστή μεσαίου επιπέδου περιλαμβάνουν συχνά ευθύνες όπως η απάντηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα ερωτήματα τηλεφώνου για λογαριασμό του οργανισμού, την οργάνωση των συναντήσεων και των ταξιδιών για το προσωπικό, τη λήψη πρακτικώνΚατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και την παραγγελία των ειδών γραφείων.Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, ορισμένα γραφεία μπορούν να απασχολούν έναν διοικητικό επαγγελματία μεσαίου επιπέδου σε κάθε τμήμα, ο οποίος στη συνέχεια ενεργεί ως συντονιστής του τμήματος.Αυτές οι θέσεις εργασίας ενδέχεται να έχουν τίτλους όπως ο διοικητικός βοηθός, ο διοικητικός συντονιστής ή ο διευθυντής γραφείων.

Οι ανώτερες εργασίες διοίκησης γραφείων χειρίζονται το υψηλότερο επίπεδο ευθύνης στη διοίκηση των γραφείων και συχνά συνεπάγονται τη στενή συνεργασία με στελέχη ή άλλα μέλη ανώτερων στελεχών.Σε μικρούς οργανισμούς, ο ανώτερος διαχειριστής γραφείων μπορεί ακόμη και να χειριστεί ευθύνες που διαφορετικά θα μπορούσαν να απαιτήσουν ένα ολόκληρο τμήμα, όπως το μάρκετινγκ, το HR ή η λογιστική.Οι τυπικές ευθύνες περιλαμβάνουν τη διαχείριση των εκτελεστικών δρομολογίων, τη δημιουργία εγχειριδίων και εγγράφων για συνεδριάσεις, την έγκριση παραγγελιών για προμήθειες γραφείου, τη συμμετοχή σε συνεδριάσεις στη θέση των στελεχών όταν απαιτείται, δημιουργώντας εκθέσεις εκτελεστικών εξόδων και ενεργώντας ως "gatekeeper" και μερικές φορές εκπρόσωπος για ένα ή περισσότερα στελέχη.Εκτός από τη στενή συνεργασία με τη διοίκηση, οι ανώτεροι επαγγελματίες θα μπορούσαν επίσης να εποπτεύουν το προσωπικό του διαχειριστή εισόδου και να μεταβιβάσουν καθήκοντα σε αυτά.Αυτές οι θέσεις εργασίας ενδέχεται να φέρουν τίτλους όπως ο εκτελεστικός βοηθός, ο εκτελεστικός συντονιστής ή ο ανώτερος διοικητικός βοηθός.