Các công việc quản trị văn phòng khác nhau là gì?

Thuật ngữ Quản trị văn phòng

thường được sử dụng để tham khảo các vị trí hỗ trợ văn phòng.Trong khu vực này, có một loạt các vị trí với mức độ trách nhiệm khác nhau.Trong khi một số công việc quản trị văn phòng cung cấp hỗ trợ quản trị viên cho các giám đốc điều hành, quản lý hoặc phòng ban cụ thể, một số khác, những người khác hỗ trợ toàn bộ văn phòng.Vì cả định nghĩa của quản trị và nhu cầu hỗ trợ hành chính đều tăng lên, nhiều chức danh công việc được sử dụng thay thế và thay đổi từ nơi làm việc đến nơi làm việc.Các công việc quản trị văn phòng ở cấp nhập cảnh thường bao gồm các trách nhiệm như mở, sắp xếp và phân phối thư và nộp, gõ, đối chiếu và in các tài liệu.Trả lời điện thoại, chào hỏi khách đến và mua sắm giải khát cho các cuộc họp và bữa trưa cũng có thể được đưa vào một mô tả công việc cấp nhập cảnh.Nhập dữ liệu và các công việc trung tâm cuộc gọi dịch vụ khách hàng đôi khi cũng được bao gồm trong nhóm này.Các tiêu đề công việc có thể bao gồm thư ký lễ tân, nhân viên tiếp tân, trợ lý hành chính cơ sở hoặc nhân viên tập tin.Trong các cuộc họp, và đặt hàng cung cấp văn phòng.Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, một số văn phòng có thể sử dụng một chuyên gia hành chính trung cấp trong mỗi bộ phận, những người sau đó đóng vai trò là điều phối viên của bộ phận đó.Những công việc này có thể có các chức danh như trợ lý hành chính, điều phối viên hành chính hoặc quản lý văn phòng. Công việc quản trị văn phòng cấp cao xử lý mức độ trách nhiệm cao nhất trong quản trị văn phòng và thường liên quan đến việc hợp tác chặt chẽ với các giám đốc điều hành hoặc các thành viên khác của quản lý cấp cao.Trong các tổ chức nhỏ, quản trị viên văn phòng cấp cao thậm chí có thể xử lý các trách nhiệm có thể yêu cầu toàn bộ bộ phận, chẳng hạn như tiếp thị, nhân sự hoặc kế toán.Trách nhiệm điển hình bao gồm quản lý hành trình điều hành, tạo hướng dẫn và tài liệu cho các cuộc họp, phê duyệt các đơn đặt hàng cho các vật tư văn phòng, tham dự các cuộc họp thay cho các giám đốc điều hành khi được yêu cầu, tạo báo cáo chi phí điều hành và đóng vai trò là người gác cổng và đôi khi là người phát ngôn cho một hoặc nhiều giám đốc điều hành.Ngoài việc hợp tác chặt chẽ với quản lý, các chuyên gia cao cấp cũng có thể giám sát nhân viên quản trị cấp nhập cảnh và các nhiệm vụ ủy thác cho họ.Những công việc này có thể mang các chức danh như trợ lý điều hành, điều phối viên điều hành hoặc trợ lý hành chính cao cấp.