Melyek a különböző irodai adminisztrációs munkák?

Az irodai adminisztráció kifejezést leggyakrabban az irodai támogatási pozíciókra hivatkozva használják.Ezen a területen különféle pozíciók léteznek, különböző szintű felelősségvállalással.Míg egyes irodai adminisztrációs munkahelyek kizárólag az adminisztrátori támogatást nyújtják az egyes vezetők, vezetők vagy osztályok számára, mások az irodát egészében segítik.Ahogy növekszik mind az adminisztráció meghatározása, mind az adminisztratív segítségnyújtás szükségessége, sok munkakör felváltva használják, és a munkahelyenként eltérőek.

Az irodai adminisztrációs állások a belépési szinten általában olyan felelősségeket tartalmaznak, mint a levelek megnyitása, válogatása és terjesztése, valamint a dokumentumok be-, gépelése, összegyűjtése és nyomtatása.A telefonok megválaszolására, a bejövő látogatók üdvözlésére és a találkozókra és ebédekre történő frissítők beszerzésének is beilleszthetők a belépő szintű munkaköri leírásba.Az adatbeviteli és az ügyfélszolgálati call center feladatait szintén alkalmanként szerepelnek ebbe a csoportba.A munkakörök között szerepelhet a recepciós tisztviselő, a recepciós, a junior adminisztratív asszisztens vagyA találkozók és az irodai kellékek megrendelése során.A szervezet méretétől függően egyes irodák minden egyes osztályon középszintű adminisztratív szakembert alkalmazhatnak, aki ezután az osztály koordinátoraként jár el.Lehet, hogy ezeknek a munkáknak olyan címei lehetnek, mint az adminisztratív asszisztens, az adminisztratív koordinátor vagy az irodavezető.A kis szervezetekben az idősebb irodai adminisztrátorok akár olyan felelősségeket is kezelhetnek, amelyek egyébként teljes osztályt igényelhetnek, például marketing, HR vagy számvitel.A tipikus felelősség magában foglalja a végrehajtó útvonalak kezelését, kézikönyvek és dokumentumok létrehozása az ülésekhez, az irodai kellékek megrendeléseinek jóváhagyása, a vezetők helyén történő üléseken való részvétel, a végrehajtó költségek készítése, valamint a „kapuőr” és néha egy vagy több vezetõ szóvivõje.Amellett, hogy szorosan együttműködik a menedzsmenttel, a vezető szakemberek felügyelhetik a belépő szintű adminisztrátori alkalmazottakat és a feladatokat átruházhatják nekik.Ezek a munkahelyek olyan címeket hordozhatnak, mint az ügyvezető asszisztens, az ügyvezető koordinátor vagy a vezető adminisztratív asszisztens.