Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι διοικητικών βοηθών;

Οι διοικητικοί βοηθοί γενικά εργάζονται σε ένα γραφείο.Αυτοί οι άνθρωποι απασχολούνται συνήθως για να είναι βοηθοί σε έναν ή περισσότερους ανώτερους διαχειριστές ή αξιωματούχους της εταιρείας.Η διοικητική βοηθός μπορεί να βρεθεί σε μια σειρά βιομηχανιών, από την ακίνητη περιουσία στην ανάπτυξη ιστότοπου.Τα καθήκοντά τους συχνά περιλαμβάνουν συνδυασμό γραφικών καθηκόντων, εξειδικευμένων καθηκόντων και προσωπικών καθηκόντων.

Οι δεξιότητες που απαιτείται από έναν βοηθό διοικητικού βοηθού μπορούν να ποικίλουν σε μεγάλο βαθμό.Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι ανάγκες κάθε εργοδότη μπορεί να είναι πολύ διαφορετικές.Αυτό ισχύει ακόμη και σε μια ενιαία βιομηχανία.Ο βοηθός διοικητικής χρήσης σε μια εταιρεία εκτύπωσης δεν μπορεί να περιλαμβάνει όλα τα καθήκοντα ή τις δεξιότητες ως εργασία σε άλλη εταιρεία.Για το λόγο αυτό, η αποκάλυψη και η αξιολόγηση των ευθυνών είναι συχνά ένας καθοριστικός παράγοντας κατά τη διάρκεια της διαδικασίας συνέντευξης, ακόμη και όταν είναι σαφές ότι ένα άτομο έχει εμπειρία στον τομέα.

Σχεδόν όλες οι εργασίες του διοικητικού βοηθού θα περιλαμβάνουν κάποιο είδος γραφικών καθηκόντων.Είναι σπάνιο, αν όχι αδύνατο, να βρεθεί μια τέτοια θέση όπου οι δεξιότητες πληροφορικής δεν είναι απαραίτητες.Η απαιτούμενη έκταση αυτών των δεξιοτήτων πληροφορικής μπορεί να περιορίζεται σε βασικό υπολογιστικό φύλλο, επεξεργασία κειμένου και δυνατότητες στο διαδίκτυο.Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα άτομο μπορεί να υποχρεωθεί να είναι ιδιαίτερα προχωρημένο σε αυτούς τους τομείς και μπορεί να χρειαστεί να έχει εμπειρία με λιγότερο κοινά προγράμματα, όπως λογισμικό λογιστικής.

Το φάσμα των εξειδικευμένων γνώσεων που μπορεί να απαιτηθούν είναι τόσο η βιομηχανία όσο και η εταιρική.Σε μια εταιρεία ανάπτυξης ιστότοπου, για παράδειγμα, η διοικητική βοηθός μπορεί να απαιτήσει κάποια γνώση του προγραμματισμού και του σχεδιασμού ιστοσελίδων.Ωστόσο, μια εταιρεία ακινήτων μπορεί να απαιτήσει από ένα άτομο να έχει ικανότητα σε τομείς όπως το δίκαιο και η γεωγραφία των ακινήτων.Η δουλειά του διοικητικού βοηθού περιλαμβάνει συνήθως την εκτέλεση προσωπικών καθηκόντων για άλλους, όπως δραστηριότητες προγραμματισμού ή απόρριψη προσκλήσεων που δεν σχετίζονται άμεσα με την εργασία.Τέτοιες θέσεις εργασίας μπορούν να συνεπάγονται μενθυπουργικά καθήκοντα, όπως η παραγγελία και η απόκτηση μεσημεριανού γεύματος ή η αποστολή και η λήψη ιδιωτικών παραδόσεων.

Σε ορισμένες εταιρείες, υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα διοικητικών βοηθών.Ορισμένοι μπορεί να είναι καλύτερα κατάλληλοι, να πληρώνονται καλύτερα και να έχουν πιο σημαντικούς τίτλους από τους άλλους.Αυτό συμβαίνει συχνά όταν ο απαιτούμενος φόρτος εργασίας είναι περισσότερο από ένα άτομο που μπορεί να χειριστεί.Βρίσκεται επίσης σε εταιρείες που υποστηρίζουν τον διαχωρισμό ορισμένων καθηκόντων, όπως οι εισπρακτέοι λογαριασμοί και οι πληρωτέοι λογαριασμοί.Σε αυτές τις περιπτώσεις, η διοικητική βοηθός μπορεί να καθοριστεί ρητά ή ένας ανώτερος διαχειριστής μπορεί να μεταβιβάσει καθήκοντα όπως θεωρεί κατάλληλη.