Ποιοι είναι οι διαφορετικοί τύποι εργασιών ταχυδρομείου;

Είναι πιθανό ότι δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι η εργασία σε μια αίθουσα αλληλογραφίας περιλαμβάνει την επεξεργασία αλληλογραφίας.Προκειμένου να διατηρηθεί ομαλά μια αίθουσα αλληλογραφίας, ωστόσο, ιδιαίτερα στην περίπτωση μεγάλων εταιρειών, το έργο των υπαλλήλων του ταχυδρομείου πρέπει να αναλυθεί σε διάφορες συγκεκριμένες θέσεις εργασίας.Γενικά, οι εργασίες αλληλογραφίας μπορούν να χωριστούν σε δύο κύριες κατηγορίες: εκείνες που σχετίζονται με το εισερχόμενο ταχυδρομείο και εκείνες που σχετίζονται με το εξερχόμενο ταχυδρομείο.Το εισερχόμενο ταχυδρομείο συνήθως απαιτεί ταξινόμηση και παράδοση, ενώ η εξερχόμενη αλληλογραφία μπορεί να χρειαστεί να συλλεχθεί, να ζυγίζεται, να επισημαίνεται και να έχει προγραμματιστεί για παραλαβή.Σε αίθουσες αλληλογραφίας που απασχολούν πολλούς υπαλλήλους, ένα άτομο θα χρησιμεύει συχνά ως διευθυντής, μεταβιβάζοντας και επιβλέποντας τις διαφορετικές θέσεις εργασίας που πρέπει να ολοκληρωθούν κάθε μέρα.

Οι πολλές διαφορετικές θέσεις εργασίας που εμπλέκονται στην επιτυχή επεξεργασία της αλληλογραφίας μιας εταιρείας μπορούν να χωριστούν σεΔύο κύριες κατηγορίες: εκείνες που σχετίζονται με το εισερχόμενο ταχυδρομείο και εκείνες που σχετίζονται με το εξερχόμενο ταχυδρομείο.Ο χειρισμός εισερχόμενου ταχυδρομείου αρχίζει συνήθως με τη διαλογή.Στην περίπτωση των μικρών εταιρειών, η αλληλογραφία μπορεί να ταξινομηθεί αμέσως σύμφωνα με τον παραλήπτη, ενώ σε μεγάλες εταιρείες, οι εισερχόμενες επιστολές και τα αγροτεμάχια μπορούν πρώτα να ταξινομηθούν ανά τμήμα και στη συνέχεια να οργανώσουν σύμφωνα με τον παραλήπτη.Ανάλογα με τον όγκο αλληλογραφίας, αυτή η διαδικασία ταξινόμησης μπορεί να εκτελεστεί με το χέρι ή μπορεί να ολοκληρωθεί με τη βοήθεια αυτοματοποιημένου εξοπλισμού.Μόλις ταξινομηθεί η εισερχόμενη αλληλογραφία, ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι του ταχυδρομείου μπορούν να παραδώσουν το ταχυδρομείο είτε σε μεμονωμένους παραλήπτες είτε σε γραμματοκιβώτια του τμήματος.Τα εξερχόμενα αντικείμενα μπορούν να παραδοθούν απευθείας σε μια αίθουσα αλληλογραφίας μέσω ενός συστήματος αγωγών ή να συλλέγονται από μεμονωμένους αποστολείς ή γραφεία τμημάτων ή εξωτερικούς υπαλλήλους.Μόλις έφτασαν τα εξερχόμενα αντικείμενα στην αίθουσα αλληλογραφίας, ίσως χρειαστεί να ζυγιστούν και να επισημανθούν με ταχυδρομικά τέλη ή άλλες απαραίτητες πληροφορίες.Οι υπάλληλοι του ταχυδρομείου ενδέχεται να χρειαστεί να προγραμματίσουν pickups για να αντιμετωπιστούν αντικείμενα από ιδιωτικές εταιρείες παράδοσης.Τα εξερχόμενα αντικείμενα μπορούν στη συνέχεια να τοποθετηθούν σε εξωτερικά γραμματοκιβώτια, σε μια καθορισμένη περιοχή παραλαβής ή, στην περίπτωση του εσωτερικού ταχυδρομείου, να επαναπροσδιοριστούν στο κατάλληλο τμήμα ή σε άτομο. Σε μεγάλες αίθουσες αλληλογραφίας που απασχολούν πολλαπλούς υπαλλήλους, ένα άτομο μπορεί να χρησιμεύσει ως επιβλέπων, μεταβιβάζοντας και επιβλέποντας τις διαφορετικές θέσεις εργασίας που πρέπει να εκτελούνται κάθε μέρα.Για παράδειγμα, ένας επόπτης του ταχυδρομείου μπορεί να εκχωρήσει καθήκοντα ταξινόμησης σε έναν υπάλληλο, τα καθήκοντα παράδοσης και συλλογής του τμήματος σε ένα άλλο και να ζυγίζει και να επισημαίνει τα καθήκοντα σε άλλα.Ο επόπτης μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση εργασιών υψηλότερου επιπέδου, όπως η διαχείριση λογαριασμών ιδιωτικής εταιρείας παράδοσης και η παραγγελία ταχυδρομικών προμηθειών.