Ano ang iba't ibang uri ng mga trabaho sa mailroom?

Malamang ay hindi nakakagulat na ang pagtatrabaho sa isang mailroom ay nagsasangkot ng pagproseso ng mail.Upang mapanatili ang isang mailroom na tumatakbo nang maayos, gayunpaman, lalo na sa kaso ng mga malalaking kumpanya, ang gawain ng mga empleyado ng mailroom ay dapat na masira sa isang bilang ng mga tiyak na trabaho.Kadalasan, ang mga trabaho sa mailroom ay maaaring nahahati sa dalawang pangunahing kategorya: ang mga nauugnay sa papasok na mail at ang mga nauugnay sa papalabas na mail.Ang papasok na mail ay karaniwang nangangailangan ng pag -uuri at paghahatid, habang ang papalabas na mail ay maaaring kailangang makolekta, timbangin, may label, at naka -iskedyul para sa pickup.Sa mga mailroom na gumagamit ng maraming mga clerks, ang isang indibidwal ay madalas na magsisilbing isang manager, delegasyon at pinangangasiwaan ang iba't ibang mga trabaho sa mailroom na dapat makumpleto sa bawat araw.Dalawang pangunahing kategorya: ang mga nauugnay sa papasok na mail at ang mga nauugnay sa papalabas na mail.Ang paghawak ng papasok na mail ay karaniwang nagsisimula sa pag -uuri.Sa kaso ng mga maliliit na kumpanya, ang mail ay maaaring agad na pinagsunod -sunod ayon sa tatanggap, habang sa mga malalaking kumpanya, ang mga papasok na titik at parsela ay maaaring maiayos muna ng departamento at pagkatapos ay isinaayos ayon sa tatanggap.Depende sa dami ng mail, ang proseso ng pag -uuri na ito ay maaaring isagawa sa pamamagitan ng kamay o maaaring makumpleto sa tulong ng mga awtomatikong kagamitan.Kapag naayos na ang papasok na mail, ang isa o higit pang mga empleyado ng mailroom ay maaaring maihatid ang mail alinman sa mga indibidwal na tatanggap o sa mga mailbox ng departamento.

Ang iba pang mga trabaho sa mailroom ay umiikot sa paghawak ng papalabas na mail.Ang mga papalabas na item ay maaaring maihatid nang direkta sa isang mailroom sa pamamagitan ng isang sistema ng chute, o maaaring makolekta mula sa mga indibidwal na nagpadala o mga tanggapan ng departamento o mga outbox ng mga clerks ng mailroom.Kapag ang mga papalabas na item ay dumating sa mailroom, maaaring kailanganin nilang timbangin at may label na may selyo o iba pang kinakailangang impormasyon.Maaaring kailanganin ng mga clerks ng mailroom na mag -iskedyul ng mga pickup para sa mga item na hahawakan ng mga pribadong kumpanya ng paghahatid.Ang mga papalabas na item ay maaaring mailagay sa mga panlabas na mailbox, sa isang itinalagang lugar ng pickup, o, sa kaso ng panloob na mail, na -rerout sa naaangkop na kagawaran o indibidwal., delegasyon at pinangangasiwaan ang iba't ibang mga trabaho sa mailroom na dapat isagawa bawat araw.Halimbawa, ang isang superbisor ng mailroom ay maaaring magtalaga ng mga tungkulin sa pag -uuri sa isang empleyado, paghahatid ng departamento at mga tungkulin sa koleksyon sa isa pa, at mga tungkulin sa pagtimbang at pag -label sa isa pa.Ang superbisor ay maaari ring maging responsable para sa pagsasagawa ng mas mataas na antas ng mga trabaho sa mailroom, tulad ng pamamahala ng mga pribadong account sa paghahatid ng kumpanya at pag-order ng mga suplay ng selyo.