งาน Mailroom ประเภทต่าง ๆ คืออะไร?

เป็นไปได้ว่าไม่น่าแปลกใจเลยที่การทำงานในห้องจดหมายเกี่ยวข้องกับการประมวลผลจดหมายเพื่อให้ห้องจดหมายทำงานได้อย่างราบรื่นอย่างไรก็ตามโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของ บริษัท ขนาดใหญ่งานของพนักงานในห้องจดหมายจะต้องแบ่งออกเป็นงานเฉพาะจำนวนมากโดยทั่วไปงานในห้องจดหมายสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก: รายการที่เกี่ยวข้องกับจดหมายที่เข้ามาและที่เกี่ยวข้องกับจดหมายขาออกจดหมายที่เข้ามามักจะต้องมีการเรียงลำดับและการจัดส่งในขณะที่จดหมายขาออกอาจต้องมีการรวบรวมชั่งน้ำหนักติดป้ายและกำหนดเวลาสำหรับการรับในห้องจดหมายที่จ้างเสมียนหลายคนบุคคลหนึ่งมักจะทำหน้าที่เป็นผู้จัดการการมอบหมายและดูแลงานในห้องจดหมายที่แตกต่างกันซึ่งจะต้องเสร็จสิ้นในแต่ละวันสองหมวดหมู่หลัก: ประเภทที่เกี่ยวข้องกับจดหมายที่เข้ามาและประเภทที่เกี่ยวข้องกับจดหมายขาออกการจัดการเมลที่เข้ามามักจะเริ่มต้นด้วยการเรียงลำดับในกรณีของ บริษัท ขนาดเล็กจดหมายอาจถูกจัดเรียงทันทีตามผู้รับในขณะที่ บริษัท ขนาดใหญ่ตัวอักษรและพัสดุที่เข้ามาอาจถูกจัดเรียงโดยแผนกก่อนแล้วจึงจัดระเบียบตามผู้รับกระบวนการจัดเรียงนี้อาจดำเนินการด้วยมือหรืออาจเสร็จสมบูรณ์ด้วยความช่วยเหลือของอุปกรณ์อัตโนมัติเมื่อมีการจัดเรียงจดหมายที่เข้ามาพนักงานห้องจดหมายหนึ่งคนขึ้นไปอาจส่งจดหมายไปยังผู้รับแต่ละรายหรือไปยังกล่องจดหมายของแผนก

งานห้องจดหมายอื่น ๆ จะหมุนรอบการจัดการจดหมายขาออกรายการขาออกอาจถูกส่งโดยตรงไปยังห้องจดหมายผ่านระบบรางหรืออาจถูกรวบรวมจากผู้ส่งรายบุคคลหรือสำนักงานแผนกหรือนอกกล่องโดยเสมียนห้องจดหมายเมื่อรายการขาออกมาถึงห้องจดหมายพวกเขาอาจต้องชั่งน้ำหนักและติดป้ายด้วยไปรษณีย์หรือข้อมูลที่จำเป็นอื่น ๆพนักงานห้องจดหมายอาจจำเป็นต้องกำหนดเวลารับสินค้าสำหรับรายการที่จะจัดการโดย บริษัท จัดส่งส่วนตัวรายการขาออกอาจถูกวางไว้ในกล่องจดหมายภายนอกในพื้นที่รับส่งที่กำหนดหรือในกรณีของจดหมายภายในเปลี่ยนเส้นทางไปยังแผนกหรือบุคคลที่เหมาะสม

ในห้องจดหมายขนาดใหญ่ที่จ้างเสมียนหลายคนหนึ่งคนอาจทำหน้าที่เป็นหัวหน้างานการมอบหมายและดูแลงานในห้องจดหมายที่แตกต่างกันซึ่งจะต้องดำเนินการในแต่ละวันตัวอย่างเช่นหัวหน้าห้องจดหมายอาจมอบหมายหน้าที่การเรียงลำดับให้กับพนักงานคนหนึ่งการส่งมอบแผนกและหน้าที่การเก็บรวบรวมไปยังอีกคนหนึ่งและการชั่งน้ำหนักและการติดฉลากหน้าที่ยังอีกหัวหน้างานอาจรับผิดชอบในการปฏิบัติงานในห้องจดหมายระดับสูงขึ้นเช่นการจัดการบัญชี บริษัท จัดส่งส่วนตัวและการสั่งซื้ออุปกรณ์ไปรษณีย์