Các loại công việc phòng thư khác nhau là gì?

Có khả năng không có gì ngạc nhiên khi làm việc trong phòng thư liên quan đến việc xử lý thư.Tuy nhiên, để giữ cho một phòng thư hoạt động trơn tru, đặc biệt là trong trường hợp của các công ty lớn, công việc của nhân viên phòng thư phải được chia thành một số công việc cụ thể.Nói chung, công việc phòng thư có thể được chia thành hai loại chính: những công việc liên quan đến thư đến và những công việc liên quan đến thư gửi đi.Thư đến thường yêu cầu sắp xếp và giao hàng, trong khi thư gửi đi có thể cần được thu thập, cân, được dán nhãn và lên lịch để bán tải.Trong các phòng thư sử dụng nhiều nhân viên, một cá nhân thường sẽ làm người quản lý, ủy thác và giám sát các công việc phòng thư khác nhau phải được hoàn thành mỗi ngày. Nhiều công việc phòng thư khác nhau liên quan đến việc xử lý thành công thư của công ty mỗi ngàyHai loại chính: những loại liên quan đến thư đến và những loại liên quan đến thư đi.Xử lý thư đến thường bắt đầu bằng việc sắp xếp.Trong trường hợp của các công ty nhỏ, thư có thể được sắp xếp ngay theo người nhận, trong khi tại các công ty lớn, thư và bưu kiện đến trước tiên có thể được sắp xếp theo bộ phận và sau đó được tổ chức theo người nhận.Tùy thuộc vào khối lượng thư, quy trình sắp xếp này có thể được thực hiện bằng tay hoặc có thể được hoàn thành với sự hỗ trợ của thiết bị tự động.Khi thư đến đã được sắp xếp, một hoặc nhiều nhân viên phòng thư có thể gửi thư cho từng người nhận hoặc đến hộp thư của bộ phận.Các mặt hàng đi có thể được gửi trực tiếp đến phòng thư thông qua hệ thống máng hoặc có thể được thu thập từ những người gửi riêng lẻ hoặc văn phòng bộ phận hoặc hộp thư mục tiêu của các nhân viên thư.Khi các mặt hàng đi đã đến trong phòng thư, chúng có thể cần phải được cân và dán nhãn bưu chính hoặc thông tin cần thiết khác.Thư ký phòng thư có thể cần lên lịch bán tải cho các mặt hàng được xử lý bởi các công ty giao hàng tư nhân.Các mặt hàng đi sau đó có thể được đặt trong các hộp thư bên ngoài, trong một khu vực nhận được chỉ định, hoặc, trong trường hợp thư nội bộ, được định tuyến lại cho bộ phận hoặc cá nhân thích hợp. Trong các phòng thư lớn sử dụng nhiều nhân viên, ủy thác và giám sát các công việc phòng thư khác nhau phải được thực hiện mỗi ngày.Chẳng hạn, một người giám sát phòng thư có thể giao nhiệm vụ sắp xếp cho một nhân viên, giao hàng của bộ phận và nhiệm vụ thu thập cho người khác, và cân nhắc và ghi nhãn nhiệm vụ cho một nhân viên khác.Người giám sát cũng có thể chịu trách nhiệm thực hiện các công việc phòng thư cấp cao hơn, chẳng hạn như quản lý tài khoản công ty giao hàng tư nhân và đặt hàng bưu điện.