Τι κάνει ένας γενικός διαχειριστής;

Ένας γενικός διαχειριστής είναι επίσης γνωστός ως διευθυντής γραφείου ή διοικητικός βοηθός.Ενώ οι περιγραφές εργασίας θα ποικίλουν κάπως από την εταιρεία, ο γενικός διαχειριστής μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση όλων των αλληλογραφίας, την απάντηση σε τηλεφωνικές γραμμές, τη λήψη μηνυμάτων, την προετοιμασία αναφορών και άλλων γενικών καθηκόντων γραφείου.Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι γενικοί διαχειριστές ενδέχεται να χρειαστούν εξειδικευμένη κατάρτιση για να ολοκληρώσουν ορισμένα από αυτά τα καθήκοντα σε περιβάλλοντα υψηλής τεχνικής γραφείου.Ο όρος χρησιμοποιείται συχνότερα για εργασίες γραφείου σε αγγλόφωνες χώρες εκτός της Βόρειας Αμερικής.

Μία από τις πρωταρχικές ευθύνες ενός γενικού διαχειριστή είναι να χειριστεί όλη την αλληλογραφία, όχι μόνο τον έλεγχο εισερχόμενου ταχυδρομείου και βεβαιωθείτε ότι φτάνει στο κατάλληλο άτομο, αλλά και πληκτρολογώντας την αλληλογραφία για εξερχόμενη αλληλογραφία.Μερικοί γενικοί διαχειριστές μπορεί να χρειαστεί να μεταβούν στο ταχυδρομείο για να παραλάβουν το ταχυδρομείο, αλλά συχνά το ταχυδρομείο παραδίδεται σε κεντρική τοποθεσία σε ένα γραφείο για περαιτέρω διανομή.Αυτό το καθήκον είναι ζωτικής σημασίας για πολλές επιχειρήσεις, οι οποίες θα μπορούσαν να έχουν προσφορές ή άλλα έγγραφα που πρέπει να εξεταστούν με αυστηρές προθεσμίες. Σε ορισμένα περιβάλλοντα γραφείου, ένας γενικός διαχειριστής είναι υπεύθυνος για την προετοιμασία αναφορών σε ποικίλες πλατφόρμες λογισμικού.Ως εκ τούτου, αυτές οι θέσεις απαιτούν καλή κατανόηση του λογισμικού γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των προϊόντων που χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία κειμένου, τα υπολογιστικά φύλλα και τις παρουσιάσεις ολίσθησης.Συχνά, ο γενικός διαχειριστής είναι υπεύθυνος για τη λήψη των ακατέργαστων πληροφοριών και την τοποθέτησή του σε μορφή που είναι ελκυστική και εμφανής.Ένας επόπτης θα υπογράψει συνήθως το τελικό προϊόν πριν αποσταλεί.Ωστόσο, υπάρχουν φορές, όταν ο εργαζόμενος μπορεί να κληθεί να απαντήσει σε τηλέφωνα για το αφεντικό ή άλλα στελέχη.Ορισμένα θέματα μπορεί να μην είναι σε θέση να περιμένουν και εναπόκειται στον διαχειριστή να κατανοήσει την κατάσταση και να καταλήξει σε μια κατάλληλη απάντηση.Επιπλέον, ορισμένα στελέχη προτιμούν να τηλεφωνήσουν σε μια οθόνη του Front Office πριν από την αποστολή τους.

Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο οι γενικοί διαχειριστές μπορούν να προσφέρουν διοικητική υποστήριξη είναι μέσω της διαχείρισης βάσεων δεδομένων.Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία έχει συμμετοχές ή πρέπει να διατηρήσει έναν κατάλογο πωλήσεων, αυτό είναι ένα καθήκον που μπορεί να πέσει στον γενικό διαχειριστή.Εναπόκειται σε αυτό το άτομο να βεβαιωθείτε ότι η βάση δεδομένων δεν διαθέτει εκτός ημερομηνίας πληροφορίες για να διατηρήσει αξιόπιστη επαφή με τους πελάτες. Σε ορισμένα γραφεία, ο γενικός διαχειριστής είναι επίσης υπεύθυνος για τον καθορισμό και τη διατήρηση του χρονοδιαγράμματος ενός ήπερισσότερα στελέχη.Σε αυτή την περίπτωση, ο διαχειριστής θα δημιουργήσει συναντήσεις, θα επιβεβαιώσει τα ραντεβού και θα προσπαθήσει να διατηρήσει την ημέρα στο χρονοδιάγραμμα όσο το δυνατόν περισσότερο.Αυτό μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την οργάνωση ταξιδιωτικών σχεδίων.