Mit csinál egy általános adminisztrátor?

Az általános adminisztrátor irodavezetőnek vagy adminisztratív asszisztensnek is ismert.Noha a munkaköri leírások társaságonként kissé eltérnek, az általános adminisztrátor felelős az összes levelezés kezeléséért, a telefonvonalak megválaszolásáért, az üzenetek készítéséért, a jelentések elkészítéséért és az egyéb általános hivatali feladatokért.Bizonyos esetekben az általános adminisztrátoroknak speciális képzésre lehet szükségük ezen feladatok egy részének elvégzéséhez nagyon műszaki irodai környezetben.A kifejezést leggyakrabban Észak-Amerikán kívüli angol nyelvű országokban alkalmazott irodai munkahelyekhez használják.

Az általános adminisztrátor egyik elsődleges felelőssége az összes levelezés kezelése, nemcsak a bejövő levelek ellenőrzése és annak biztosítása, hogy a megfelelő személyhez jutjon., hanem a kimenő levelekhez való levelezés gépelése is.Lehet, hogy néhány általános adminisztrátornak el kell mennie a postahivatalba, hogy felvegye a leveleket, de a leveleket gyakran egy irodában egy központi helyszínre szállítják további terjesztés céljából.Ez a kötelezettség alapvető fontosságú sok vállalkozás számára, amelyeknek rendelkezhetnek ajánlatokkal vagy más dokumentumokkal, amelyeket szűk határidők szerint meg kell vizsgálni.Ezért ezek a pozíciók megkövetelik az irodai szoftverek megfelelő megértését, ideértve a szövegszerkesztéshez, a táblázatokhoz és a diavetítésekhez használt termékeket is.Gyakran az általános adminisztrátor felelős a nyers információk átvételéért és a vonzó és reprezentálható formátumba helyezésért.A felügyelő általában a készterméken jelentkezik, mielőtt elküldené.Vannak olyan esetek, amikor a munkavállalót felhívhatják a főnök vagy más vezetők telefonjainak válaszára.Lehet, hogy egyes ügyek nem tudnak várni, és az adminisztrátor feladata, hogy megértse a helyzetet, és megfelelő választ adjon ki.Ezenkívül egyes vezetők inkább azt részesítik előnyben, hogy a Front Office személyi telefonhívásait átadja, mielőtt átadja őket.Például, ha a társaságnak tagsággal vagy értékesítési lista fenntartására van szüksége, akkor ez egy olyan kötelezettség, amely az általános adminisztrátorhoz vezethet.Ennek a személynek a feladata, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az adatbázisnak nincs-e elavult információja annak érdekében, hogy megbízható kapcsolatot tartson fenn az ügyfelekkel.További vezetők.Ebben a helyzetben az adminisztrátor találkozókat állít fel, megerősíti a találkozókat, és megpróbálja a napot a lehető legnagyobb mértékben megtartani.Ez magában foglalhatja az utazási tervek megszervezését is.