Apa yang dilakukan administrator umum?

Administrator umum juga dikenal sebagai manajer kantor atau asisten administrasi.Sementara deskripsi pekerjaan akan agak bervariasi menurut perusahaan, administrator umum mungkin bertanggung jawab untuk menangani semua korespondensi, menjawab saluran telepon, mengambil pesan, menyiapkan laporan dan tugas kantor umum lainnya.Dalam beberapa kasus, administrator umum mungkin memerlukan pelatihan khusus untuk menyelesaikan beberapa tugas ini di lingkungan kantor yang sangat teknis.Istilah ini paling umum digunakan untuk pekerjaan kantor di negara-negara berbahasa Inggris di luar Amerika Utara.

Salah satu tanggung jawab utama administrator umum adalah untuk menangani semua korespondensi, tidak hanya memeriksa surat yang masuk dan memastikan hal itu sampai pada orang yang tepat, tetapi juga mengetik korespondensi untuk surat keluar.Beberapa administrator umum mungkin harus pergi ke kantor pos untuk mengambil surat, tetapi seringkali surat dikirimkan ke lokasi pusat di kantor untuk distribusi lebih lanjut.Tugas ini sangat penting bagi banyak bisnis, yang dapat memiliki tawaran atau dokumen lain yang perlu diperiksa di bawah tenggat waktu yang ketat.

Di beberapa lingkungan kantor, seorang administrator umum bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan di berbagai platform perangkat lunak.Oleh karena itu, posisi -posisi ini memerlukan pemahaman yang baik tentang perangkat lunak kantor, termasuk produk yang digunakan untuk pemrosesan kata, spreadsheet, dan presentasi slide.Seringkali, administrator umum bertanggung jawab untuk mengambil informasi mentah dan memasukkannya ke dalam format yang menarik dan rapi.Seorang pengawas biasanya akan menandatangani produk jadi sebelum dikirim.

Dengan munculnya ekstensi langsung dan voicemail, tugas seorang administrator umum tentang menjawab dan mentransfer panggilan telepon agak berkurang di sebagian besar kantor.Namun, ada kalanya, ketika karyawan dapat dipanggil untuk menjawab telepon untuk bos atau eksekutif lainnya.Beberapa hal mungkin tidak dapat menunggu dan terserah administrator untuk memahami situasi dan menghasilkan respons yang tepat.Lebih lanjut, beberapa eksekutif lebih suka bahwa panggilan telepon layar depan orang depan sebelum mengirimkannya.

Cara lain di mana administrator umum dapat menawarkan dukungan administratif adalah melalui manajemen database.Misalnya, jika perusahaan memiliki keanggotaan atau perlu mempertahankan daftar penjualan, ini adalah tugas yang mungkin jatuh ke administrator umum.Terserah orang ini untuk memastikan database tidak memiliki informasi yang sudah ketinggalan zaman untuk mempertahankan kontak yang andal dengan klien.

Di beberapa kantor, administrator umum juga bertanggung jawab untuk mengatur dan mempertahankan jadwal satu ataulebih banyak eksekutif.Dalam situasi ini, administrator akan mengatur pertemuan, mengkonfirmasi janji temu, dan mencoba menjaga hari sesuai jadwal sebanyak mungkin.Ini juga termasuk mengatur rencana perjalanan.