Ano ang ginagawa ng isang pangkalahatang tagapangasiwa?

Ang isang pangkalahatang tagapangasiwa ay kilala rin bilang isang tagapamahala ng tanggapan o katulong sa administratibo.Habang ang mga paglalarawan sa trabaho ay magkakaiba -iba ng kumpanya, ang pangkalahatang tagapangasiwa ay maaaring maging responsable sa paghawak ng lahat ng sulat, pagsagot sa mga linya ng telepono, pagkuha ng mga mensahe, paghahanda ng mga ulat at iba pang mga pangkalahatang tungkulin sa tanggapan.Sa ilang mga kaso, ang mga pangkalahatang administrador ay maaaring mangailangan ng dalubhasang pagsasanay upang makumpleto ang ilan sa mga gawaing ito sa mataas na teknikal na kapaligiran sa opisina.Ang termino ay pinaka-karaniwang ginagamit para sa mga trabaho sa opisina sa mga bansang nagsasalita ng Ingles sa labas ng North America., ngunit nag -type din ng sulat para sa papalabas na mail.Ang ilang mga pangkalahatang administrador ay maaaring pumunta sa post office upang kunin ang mail, ngunit madalas na ang mail ay naihatid sa isang gitnang lokasyon sa isang tanggapan para sa karagdagang pamamahagi.Ang tungkulin na ito ay mahalaga sa maraming mga negosyo, na maaaring magkaroon ng mga bid o iba pang mga dokumento na kailangang suriin sa ilalim ng masikip na mga deadline.

Sa ilang mga kapaligiran sa opisina, ang isang pangkalahatang tagapangasiwa ay may pananagutan sa paghahanda ng mga ulat sa iba't ibang mga platform ng software.Samakatuwid, ang mga posisyon na ito ay nangangailangan ng isang mahusay na pag -unawa sa software ng opisina, kabilang ang mga produktong ginamit para sa pagproseso ng salita, mga spreadsheet, at mga pagtatanghal ng slide.Kadalasan, ang pangkalahatang tagapangasiwa ay may pananagutan sa pagkuha ng hilaw na impormasyon at ilagay ito sa isang format na nakakaakit at presentable.Ang isang superbisor ay karaniwang mag -sign off sa natapos na produkto bago ito maipadala.May mga oras, gayunpaman, kapag ang empleyado ay maaaring tawagan upang sagutin ang mga telepono para sa boss o iba pang mga executive.Ang ilang mga bagay ay maaaring hindi makapaghintay at nasa administrator na maunawaan ang sitwasyon at magkaroon ng isang naaangkop na tugon.Bukod dito, ginusto ng ilang mga executive na ang isang tawag sa screen ng telepono ng Front Office bago ipadala ang mga ito.Halimbawa, kung ang kumpanya ay may mga membership o kailangang mapanatili ang isang listahan ng benta, ito ay isang tungkulin na maaaring mahulog sa pangkalahatang tagapangasiwa.Nasa sa taong ito na tiyakin na ang database ay walang impormasyon sa labas upang mapanatili ang maaasahang pakikipag-ugnay sa mga kliyente.

Sa ilang mga tanggapan, ang pangkalahatang tagapangasiwa ay may pananagutan din sa pagtatakda at pagpapanatili ng iskedyul ng isa oMarami pang executive.Sa sitwasyong ito, ang Administrator ay magtatayo ng mga pagpupulong, kumpirmahin ang mga appointment, at subukang panatilihin ang araw sa iskedyul hangga't maaari.Maaari rin itong isama ang pag -aayos ng mga plano sa paglalakbay.